Kaip įmonės gali išlikti svarbios keičiantis atitikties nuostatoms

Labai reguliuojamų pramonės šakų, tokių kaip finansai ir sveikatos priežiūra, įmonės nuolat susiduria su besikeičiančiomis atitikties taisyklėmis, kaip ir įmonės, glaudžiai bendradarbiaujančios su vietos ir valstijų vyriausybėmis. Nauja politika ir taisyklės turi būti suderintos daugelyje organizacijos lygių, o „etikos ir atitikties profesionalo“ vaidmuo dažnai tenka žmogiškųjų išteklių (HR) vadovams ir informacinių technologijų (IT) skyriams. Šie specialistai dažnai yra atsakingi už tokius dalykus kaip infrastruktūros valdymas ir tinklo saugumas, įskaitant virtualių privačių tinklų (VPN) naudojimą, siekiant apsaugoti neskelbtinus įmonės duomenis, kai juos pasiekia nuotoliniai darbuotojai. Žmogiškųjų išteklių ir IT specialistams reikia prižiūrėti šias sistemas, tuo pačiu užtikrinant, kad verslas laikosi duomenų, privatumo ir kitų taisyklių.

Tačiau kaip verslas gali ir toliau laikytis normų? Remiantis „NAVEX Global“ tyrimais, atsakymas gali būti pateiktas naudojant geresnę automatizuotą politikos valdymo programinę įrangą. Bendrovės 2016 m. Etikos ir atitikties trečiųjų šalių politikos valdymo etalonų ataskaitoje visame pasaulyje apklausta 1 075 respondentų (75 proc. JAV) įvairiose pramonės šakose. Šios pramonės šakos apėmė sveikatos priežiūros, gamybos ir bankininkystės bei finansus ne pelno organizacijoms, draudimą, energetikos ir komunalines paslaugas, vyriausybės ir administracijos bei technologijų verslą. Ataskaitoje apklausti vyresnieji vadovai ir vadovai, atsakingi už etiką ir atitiktį jų dabartiniams iššūkiams įgyvendinant politikos valdymą ir kokios strategijos ir sprendimai galėtų pagerinti procesą jų organizacijoje. (Žr. 2018 m. To paties pavadinimo ataskaitą čia.)

Kalbėjomės su Randy Stephens, „NAVEX Global“ patariamųjų paslaugų viceprezidentu (ir 2016 m. Ataskaitos bendraautoriumi) apie svarbiausius mokslinių tyrimų pavyzdžius ir tai, kaip įmonės gali kovoti su iniciatyviu atitikimu tiek technologiniu, tiek organizaciniu požiūriu.

"Tai, ką mes nustatėme, yra apskritai ir tai nebuvo staigmena. Daugelis žmonių nepatenkinti savo politikos valdymo programomis, kai reikia laikytis taisyklių. Net ir tiems, kurie yra patenkinti, visada yra kur tobulėti", - sakė Stephensas.. "Matėme, kad biudžetas ir atsakomybė už politikos valdymą gali būti paskirstyti didelėje verslo vienetų grupėje, o paskirstyta atsakomybė organizacijoje gali prisidėti prie efektyvumo stokos."

Ataskaitos nutraukimas

„NAVEX Global“ tyrime dalyvavo mažos (25 proc.), Vidutinio (31 proc.) Ir verslo (43 proc.) Verslo įmonės, kurių pajamos siekė nuo mažiau nei 50 mln. USD iki daugiau nei 1 mlrd. USD, taip pat vyriausybės ir ne pelno organizacijos. Dažniausiai pasitaikantys respondentai buvo atsidavę etikos ir atitikties profesionalai, tačiau tyrime taip pat dalyvavo tokie respondentai kaip verslo analitikai ir HR, IT, vidaus audito, teisiniai, rizikos valdymo ir saugumo specialistai, valdantys atitiktį savo organizacijoje.

Toliau pateikiami keli pagrindiniai pranešimo šaltiniai. Respondentai galėjo pasirinkti kelis atsakymus:

• Beveik pusė organizacijų (47 proc.) Teigė, kad jų svarbiausias politikos valdymo iššūkis yra atnaujinti politiką atsižvelgiant į naujus ir besikeičiančius reglamentus.
• Kiti svarbiausi politikos valdymo iššūkiai buvo darbuotojų mokymas apie politiką (40 proc.), Politikos atleidimas ir netikslumas (32 proc.), Reikalavimai, specialiai susiję su įstatymų laikymusi (31 proc.), Lengva prieiga prie dabartinės politikos ir procedūrų (28 proc.), Dokumentų tvarkymas. (DM) (23 proc.).
• Daugiau nei 50 procentų organizacijų turi septynis ar daugiau departamentų, kuriems priklauso politikos valdymo ir biudžeto sudarymo procesas, ir beveik 50 procentų teigė, kad jie neturi finansavimo politikos valdymui arba kad tai yra visos įmonės biudžeto dalis.
• 57 proc. Respondentų naudoja internetinius mokymus, kad užtikrintų politikos supratimą, ir 55 proc. Respondentų atidžiai mokosi asmeninių mokymų.
• Ataskaitoje nustatyta, kad automatizuota programinė įranga padidino politikos valdymo vykdymą 16 procentų, ypač padidindama politikos kokybės, komunikacijos, darbo eigos ir prieigos efektyvumą.

„NAVEX Global“ teikia atitikties ir politikos valdymo programinę įrangą, paslaugas ir konsultacijas. Stephensas pripažino, kad bendrovė iš tikrųjų yra suinteresuota naudoti automatinę programinę įrangą, tačiau pabrėžė, kad ataskaita yra pardavėjų agnostinė.

„Vienas didžiausių iššūkių yra neatsilikti nuo besikeičiančių įstatymų ir kitų teisės aktų“, - sakė Stephensas. "Tai yra viena iš sričių, kurioje žmonės iš tikrųjų kovojo. Automatinio proceso vaidmuo yra tas, kad veiksmingos programos politika yra reguliariai peržiūrima - atnaujinimas, vertimas, versijos valdymas, viskas, ko reikia norint įsitikinti, ar žmonės turi prieigą prie naujausių. Galiausiai tai, kas buvo akivaizdžiausia pranešime, yra ta, kad žmonės, turintys automatizuotą politikos valdymo procesą, pagrįstą programinės įrangos strategija, manė, kad jų programos yra veiksmingiausios. Ir tai buvo tiesa dėl kiekvieno kriterijaus."

5 politikos valdymo žingsniai, kurių gali imtis jūsų verslas

Politikos valdymo programinė įranga gali labai skirtis priklausomai nuo pramonės šakos. Nuo internetinės sveikatos draudimo atitikties mokymo programinės įrangos, tokios kaip „Atskaitingos“, iki specializuotų esamo bendradarbiavimo sprendimų ir tokios programinės įrangos kaip „Microsoft SharePoint Online“, sprendimai būna įvairių formų ir dydžių ir skiriasi priklausomai nuo to, kiek jie yra integruoti į esamas sistemas.

Nepaisant to, kokią sistemą jūsų verslas naudoja norėdamas valdyti atitiktį ir politiką, Stephensas teigė, kad yra keli pagrindiniai organizaciniai veiksmai, kurių galite imtis norėdami pagerinti politikos valdymą ir atskaitomybę, tuo pačiu užtikrindami, kad visi organizacijos nariai yra šiuolaikiški. Tai yra penkios jo rekomendacijos:

1. Paskirtieji politikos savininkai

Stephenas teigė, kad nesilaikant reikalavimų, dažnai gali kilti problemų dėl to, kad niekas netikrina politikos mėnesių ar metų bėgyje po jos nustatymo. Jei darbuotojas pažeidžia politiką, tačiau už atitikties programos priežiūrą atsakingas pareigūnas negali net pirštu įklijuoti, kokia politika buvo pažeista, įmonės gali susidurti su problemomis, susijusiomis su atskaitomybe ar drausminėmis priemonėmis.

„Politika turi turėti savininką“, - sakė Stephensas. „Kartais gali būti keletas partijų, kurios prisideda, bet kažkas turi turėti tą politiką ir įsitikinti, kad ji atspindi įstatymų, reglamentų ir įmonės praktikos pokyčius.

2. Lengva prieiga ir prieinamumas

Stephensas sakė, kad politika dažnai paplitusi visoje organizacijoje, pradedant žmogiškųjų išteklių ir IT politika ir baigiant sveikatos ir saugos politika. Taigi verslas turi įsitikinti, kad politika yra lengvai prieinama, nesvarbu, ar tai būtų per politikos valdymo programinę įrangą, įmonės vidinį tinklą ar HR portalą ar DM platformą.

"Kai darbuotojai turi klausimą, jie turi mokėti žiūrėti į politiką. Jei jie negali jos rasti, jie negali būti apmokyti", - sakė Stephens. "Štai kur automatizuoti sprendimai yra nugalėtojai, nes ši politika yra įsikūrusi centrinėje vietoje." SharePoint "ir intraneto svetainės gali veikti, tačiau tose, kuriose dažnai sutinkate, vis dar trūksta centralizuotos kontrolės. Jei negalite sukurti kad ši politika yra lengvai prieinama ir suprantama daugumai vartotojų, jūs to nepadarysite.

3. Tarpžinybinė komunikacija

Deleguojant atsakomybę ir politikos valdymą įmonės ar didelės organizacijos padaliniuose, reikia atviros komunikacijos, kad viskas vyktų sinchroniškai. Stephensas sakė, kad nesvarbu, ar tai yra kažkokio pobūdžio politikos komitetas, ar reguliariai peržiūrint, įmonėms reikia atitikties užtikrinimo pareigūnų, kurie bendradarbiautų visoje organizacijoje ir susitartų dėl bendrų dalykų, tokių kaip drausminė priemonė.

„Pagalvokite apie tai, ar teisiniam skyriui reikia žiūrėti į politiką reguliavimo požiūriu, o tada vystymosi grupė arba HR komanda, žiūrėdami į politiką, įsitikinkite, kad ją lengva perskaityti ir suprasti“, - sakė Stephensas. "Reguliariai sukvieskite tuos žmones kartu, kad užtikrintumėte atsakomybę ir įsitikintumėte, jog politika atnaujinama ir prieinama visiems."

4. Mokymai internetu

Stephensas teigė, kad vienas pagrindinių tyrimo rezultatų yra tai, kad internetinis mokymas yra efektyviausias būdas atnaujinti politikos pokyčius ir užtikrinti visos organizacijos supratimą. PCMag apžvelgė daugybę puikių internetinių mokymosi platformų ir mokymosi valdymo sistemų (LMS), kurios gali suteikti darbuotojams tokio tipo informaciją apie mokymą, įskaitant redaktorių pasirinkimą „Docebo“.

„Kalbama apie politikos susiejimą ir mokymąsi vientisai“, - sakė Stephens. "Tai darant naudojant automatizuotą sistemą, lengva sekti, kas pamatė politikos el. Laišką ar mokymus apie naują ar atnaujintą politiką, kas ją perskaitė, kas ją pripažino ir kas baigė sertifikavimą."

5. Automatizavimas ir incidentų valdymas

Stephensas paaiškino, kad automatizuota programinė įranga yra lengviausias būdas kontroliuoti strategijų kūrimo, atnaujinimo, peržiūros ir paskelbimo procesą. Versijos kontrolė taip pat svarbi, nes verslas gali stebėti, kas peržiūrėjo ar atnaujino politiką ir ar jos susijusios su naujausia versija. Šiuo klausimu Stephensas sakė, kad norint apriboti prieigą prie politikos, svarbu apriboti prieigą prie politikos ir susieti politikos atnaujinimus su incidentų valdymu.

„Ypač, kai susiduriate su įvairių tarptautinių organizacijų departamentų ir įvairių šalių politika, ši prieiga ir matomumas užtikrina, kad politika tikrai būtų taikoma, tarkime, jūsų darbuotojams JK“, - aiškino Stephens. "Tada jūs galite valdyti versiją, kad pamatytumėte, kokie pakeitimai buvo atlikti ir kas juos peržiūrėjo, ir greitai atsiųskite atnaujinimą vartotojui, kad jie praneštų, kad pakeitėte jų kelionių politiką."

„Tuomet, kai tvarkote tai, ką pasidalinote su vartotojais, ir stebite, kaip mokėtės juos, galite susieti tai su incidentų valdymo ataskaitomis“, - pridūrė jis. "Jei vartotojas turi klausimą ar problemą, galite iškelti problemą ir automatiškai paversti ją ataskaita, kad būtų padidintas veiksmingumas atsižvelgiant į bet kokią politiką, su kuria susiduriate. Negalite tikėtis, kad žmonės laikysis politika, jei jie net neįsivaizduoja, kokie yra lūkesčiai “.