Organizuokitės: 6 patarimai, kaip pradėti dirbti su projektų valdymu

Projektų valdymas yra sunkus darbas. Komandos ir organizacijos stengiasi dirbti paprasčiau, ir tai dažnai reiškia atskirto projekto vadovo vaidmens panaikinimą. Nors vis dar įmanoma uždirbti aukštesnįjį laipsnį, neretai žmonės, turintys mažai patirties arba neturintys patirties, atsiduria projekto vadovo vaidmenyje, dažnai atlikdami oficialų darbą. Nors tai gali būti nepaprasta patirtis, rinkoje yra tiek daug galingos programinės įrangos projektų valdymo programinės įrangos, kad mažam ar dviem projektams projekto valdytojas gali būti nereikalingas.

Jei neturite daug projektų valdymo patirties, pateikiame keletą patarimų, kaip pradėti. Labai ačiū Peteriui Clarksonui, buvusiam „Maestro Development“, ir Jasonui Westlandui, „ProjectManager.com“ generaliniam direktoriui, už jų įžvalgą apie ankstesnę šio straipsnio versiją.

1. Įsitikinkite, kad turite projektą

Prieš pradėdami valdyti projektą, įsitikinkite, kad turite projektą! Šis patarimas gali atrodyti pernelyg paprastas, bet aš jį ne kartą girdėjau iš ekspertų projektų vadovų.

Projektas yra užduočių rinkinys, kurio pradžios data, pabaigos data ir rezultatas yra pateikiami. Pristatymas yra viskas, kas pristatoma darbo pabaigoje, pavyzdžiui, fizinis produktas ar veikianti svetainė. Namo statyba yra projektas. Svetainės pertvarkymas (kaip parodyta žemiau esančiame „ProofHub“ ekrane) yra projektas. Jei teoriškai galėtumėte perduoti visas projekto užduotis kam nors kitam ir gauti ką nors iš to asmens, tai yra projektas.

Kartais žmonės painioja vykdomą darbą su projektais, todėl norėčiau paaiškinti keletą pavyzdžių apie vykdomą darbą. Kiekvieną savaitę rašyti naują interneto svetainės turinį yra nuolatinis darbas, net jei galėtumėte į tai, kad pagaminote vieną rašinį, laikyti savo mažu projektu. Teikti palaikymo kodą, nuolat jį taisant, yra nuolatinis darbas. Atsakymas į klientų el. Laiškus ar telefono skambučius yra nuolatinis darbas.

2. Turėkite atradimų periodą

Prieš pradėdami projektą, kai kurie žmonės rekomenduoja vadinti atradimą. Projektų valdymo atradimas skiriasi nuo atradimo teisine prasme. Mūsų tikslams tai yra laikotarpis, kai projekto prašantys žmonės tyrinėja, ką jie nori padaryti ar padaryti ir kodėl. Tai gali būti susitikimas, susitikimų ciklas arba atviras laisvo mąstymo ir tyrinėjimo laikotarpis.

Žemiau yra keletas klausimų, kuriuos turite išsiaiškinti atradę.

• Koks bus projektas? Kuo konkretesnis galite jį apibrėžti?
• Koks jo tikslas?
• Kokių rezultatų norite?
• Kokius išteklius turite prisiimti įgyvendindami šį projektą?
• Kada jums reikia galutinio produkto ir ar jūsų terminas yra pagrįstas atsižvelgiant į jūsų išteklius?

3. Apibrėžkite taikymo sritį

Gali išgirsti, kad patyręs projekto vadovas sako: „Jei tai ne taikymo sritis, tai nėra projekte“.

Kiekvienam projektui reikalinga aiški taikymo sritis. Projekto apimtis tiksliai apibrėžia, ką projektas pareikalaus. Tai yra užfiksuotas visų aspektų, turto, funkcijų, rezultatų ir kitos su projektu susijusios informacijos sąrašas. Užrakinę jo negalite pridėti. Pvz., Jei jūs statote namą, apimtis apibrėžs, kiek istorijų namas turės, jo kvadratinę medžiagą, kiek langų bus, kiek laiptų, šviesos jungiklių ir pan.

Priežastis, kad projektams reikia aiškios taikymo srities prieš pradedant juos vykdyti, yra ta, kad niekas nebando pridėti nieko, kas nepatenka į projektą, kai tik jis prasideda. Pridėjus projekto apimtį po to, kai jis bus pradėtas, bus sunaudota jo tvarkaraštis, biudžetas ir turimi ištekliai. Jei ir toliau pridėsite užduotis prie projekto, jis gali net nustoti tapti projektu - tai gali tapti tiesiog tęstiniu darbu.

Apibrėžti apimtį gali atsitikti atradimų susitikime arba paprasčiausiai iš pokalbio tarp kliento ar projekto prašančio asmens ir galimo projekto vadovo ar vadovo.

4. Surenkite Kickoff susitikimą

Pradinis susitikimas yra su juo supažindinamas kiekvienas, dirbantis su projektu. Šis susitikimas nustato būsimo darbo pagrindą ir įsitikina, kad visi projekto komandos nariai turi aiškią informaciją apie tai, ką jie darys ir kodėl.

Atkreipkite dėmesį, kaip surengti pradinį susitikimą nėra net arti pirmojo dalyko, kurį darote tvarkydami projektą! Kadangi pradžia padeda visiems patekti į tą patį puslapį, norite būti tikri, kad suprantate projektą ir taikymo sritį, kad užtikrintai jį pateiktumėte visiems kitiems.

Pradinio susitikimo metu projekto vadovas turėtų apibrėžti bent šiuos keturis dalykus:

• Projekto apimtis,
• Žaidėjai ir jų vaidmenys,
• Pristatymai ir
• Etapai.

Mes jau kalbėjome apie projekto apimtį. Žaidėjams ir jų vaidmenims projekto vadovas pristatys skirtingas komandas ir bendraautorius. Be to, pradinis susitikimas yra idealus laikas aptarti hierarchiją, tai yra, kas atsiskaito kam ir kas atsisako darbo.

Rezultatų aptarimas sutaps su diskusijomis apie hierarchiją, nes jūs turite atsakyti į klausimą: „Kas gaus kiekvieną pristatymą?“

Tarpiniai tikslai (kaip parodyta aukščiau esančioje „Editors 'Choice“ projekto valdymo programinės įrangos komandinio darbo projektuose) yra projekto taškai, rodantys aiškią pažangą siekiant galutinio tikslo. Kai statote namą, taškas, kai turite supilti ir sudėti pamatus, gali būti esmė. Kai turite rėmą, tai dar vienas etapas. Pradinio susitikimo metu turėtumėte žinoti, kokie bus projekto etapai, net jei dar neturite jiems nustatytų datų. Kartais jums reikia kitų komandos ekspertų, pavyzdžiui, programavimo ar projektavimo laidų, kurie padėtų tiksliai išsiaiškinti, kada tie etapai turėtų nukristi. Verta pradėti rengti susitikimą, turint omenyje apytikslę savo galutinio termino idėją, tačiau kiekvienai komandai suteikite galimybę pasverti savo pozicijas ir jas pakoreguoti.

5. Nubraižykite projekto terminus

Anksčiau mes kalbėjome apie tai, kaip kiekvienas projektas turi pradžios ir pabaigos datą. Pradėjimas gali būti jūsų oficiali pradžios data. Pabaigos data turėtų pažymėti absoliučią galutinę viso darbo pabaigą. Joks darbas po šios datos nevyksta. Tai tikra akimirka, kai rankos nenuleidžiamos, pieštukai nuleidžiami.

Dabar, kai jau surengėte pradinį susitikimą, visi pagrindiniai veikėjai (tokie kaip projekto vadovas ir komandos vadovai) gali išsiaiškinti tikslius etapus ir pristatymo datas bei nubraižyti juos kalendoriuje nuo pradžios datos iki pabaigos dienos.

Jei naudojate projektų valdymo programinę įrangą, tai bus tada, kai pradėsite ja naudotis. Įdėkite visas svarbias datas į programą. Taip pat galite įkelti ir kitus iki šiol sukurtus dokumentus, tokius kaip projekto apimtis. Dabar taip pat tinkamas laikas pradėti kviesti visus žaidėjus prisijungti ir prie programinės įrangos. Žmonės prisijungdami prie projekto valdymo programos gali gauti užduotis, atnaujinti savo pažangą ir bendradarbiauti kitais būdais. Visos šios informacijos, pateiktos „TeamGantt“ ganttų diagramų pavyzdyje, pavyzdys gali būti pateiktas žemiau. Norėdami sužinoti daugiau apie Ganto diagramas, galite perskaityti mano straipsnį apie 5 paprastus žingsnius, kaip pradėti naudotis Ganto diagramomis.

6. Numatykite bendravimo lūkesčius

Tiek po susitikimo, tiek per visą projekto eigą svarbu palaikyti atvirą komunikacijos liniją. Nesvarbu, ar jūsų grupėje dirba visą darbo dieną dirbantis projekto vadovas, ar ne, kas yra pagrindinis projekto sąlyčio taškas, turi būti tas, kuris skatina ir palengvina bendravimą. Nebloga idėja surengti dar vieną visų rankų susitikimą prieš pradedant projekto pradžią, kad žmonės galėtų užduoti visus likusius klausimus.

Iš anksto nustatykite lūkesčius dėl bendravimo. Ar komandos vadovai kas savaitę pateiks informaciją apie savo komandos pažangą? Kiek daug dalyvaus susitikimų projekto metu - kartais jie visai nebūtini; ko reikia tavo projektui? Dažnai mažesnės projekto komandos, tokios kaip projektavimo komanda ar programavimo komanda, rengia pasikartojančius registracijos susitikimus, kuriuose visi atsimena tai, ką pastaruoju metu padarė, ir kelia kokių nors galimų problemų. Kuo daugiau žmonių anksti išsako balsą apie galimas problemas, tuo geresni yra visi šansai juos užgniaužti ar su jais susitvarkyti.

Judeti i prieki

Apsiginklavę šiais patarimais, kaip pradėti, dabar galite įsigilinti į projekto mėsą. Projektų valdymo programinė įranga nuėjo ilgą kelią, kad padėtų visiems, dalyvaujantiems projekte, atnaujinti jo eigą. Tačiau tai taip pat reikalauja nemažai žmonių sąveikos ir kiek įmanoma aiškiau apie projektą ir jo detales.