7 patarimai, kaip renkantis verslo balso pašto paslaugą

Be abejo, verslo lygio balso perdavimo per IP (VoIP) teikėjai yra populiariausias pasirinkimas tarp mažų įmonių ir pradedančių įmonių šiomis dienomis. Galų gale, jūs gaunate visas stambaus verslo PBX funkcijas už dalį pinigų ir už tai, kad dažniausiai atsiskaito kas mėnesį ir vienam vartotojui. Be to, gausite visiškai naują lankstumą, nes jūsų telefono skambučiai dabar yra duomenys.

Tai reiškia, kad jie gali būti integruoti su kitomis sistemomis, tokiomis kaip jūsų ryšių su klientais valdymas (CRM) ar pagalbos tarnybų sistema, be to, jie gali būti panaudoti naujai įžvalgai apie tai, kaip jūsų klientai jaučia jūsų verslą ir kokie demografiniai rodikliai sudaro jūsų pagrindinę auditoriją.

Jei nusprendėte atnaujinti „VoIP“ paslaugą, bet jums įdomu, nuo ko pradėti, trumpas atsakymas yra: judėkite lėtai, atlikite namų darbus ir nedarykite išlaidų pagrindiniu dalyku. Yra daugybė nuostabių verslo VoIP sistemų, tačiau kiekviena jų turi skirtingą funkcijų rinkinį ir skirtingą kainų struktūrą, todėl pasirinkti gali būti sunku. „RingCentral Office“ yra vienas iš mūsų redaktorių pasirinkimų, tačiau tai nereiškia, kad turėtumėte automatiškai patekti į jų svetainę, kad nusipirktumėte. Tiesą sakant, kitos sistemos gali sutelkti dėmesį į skirtingas galimybes, pavyzdžiui, „Freshcaller“, kurios specializacija yra skambučių centro funkcijos.

Taigi jūs turite atlikti savo namų darbus ir įsitikinti, kad pasirinkta „VoIP“ paslauga yra tinkama jūsų verslui. Atsižvelgdami į tai, mes sudarėme šį svarbių kriterijų sąrašą, į kurį turite atsižvelgti, prieš renkantis verslo VoIP sistemą.

1. Planai ir kainodara

Taip pat galime pradėti nuo svarbiausios savybės: kainos. Ko verta, kai pasirenkate verslo VoIP paslaugą su visais varpais ir švilpuku, jei negalite to sau leisti? Mūsų „Editors 'Choice“ nugalėtojas „AT&T Collaborate“ siūlo fantastišką funkcijų pasirinkimą, tačiau jo „Basic Voice Solution“ paketo kaina prasideda nuo 34, 95 USD vienam vartotojui per mėnesį, nors, perkant internetu, jis sumažėja iki 17, 48 USD vienam vartotojui per mėnesį. „RingCentral“ siūlo panašias pagrindines ir tarpines kainas, kurių kaina prasideda nuo 19, 99 USD. Jei pereisite į aukštesnio lygio pakopą, jūs pradėsite nuo 44, 99 USD vienam vartotojui per mėnesį, tačiau šis lygis atneša naujų galimybių, įskaitant daugiapakopį automatinį palydovą, atvykstamojo skambinančiojo asmens vardą, skambučių įrašymą ir kai kurias tapatybės valdymo galimybes..

Yra ir pigesnių sprendimų nei mūsų redaktorių pasirinkimas, pavyzdžiui, „Grasshopper“, kurio kaina prasideda nuo 26 USD per mėnesį (ne vienam vartotojui), tačiau čia prekiausite funkcijomis. Pvz., Naudodami „Grasshopper“ negalėsite perrašyti balso pašto pranešimų, o jūsų sistema automatiškai neįrašys kiekvieno skambučio dėl palikuonių. Tai yra puikios paslaugos įmonėms, kurios daro viską iš savo nešiojamųjų kompiuterių ar planšetinių kompiuterių, tačiau jos nėra tokios geros kaip „RingCentral“ ar „AT&T Bendradarbiavimas“ įmonėms, kurios tvarko didelę įeinančių ir išeinančių skambučių apimtį.

Kaip tu žinai, kas tau tinka? Nustokite orientuotis į kainą ir galvokite tik apie jums reikalingas funkcijas. Kai susiejate funkcijas su verslo procesais, kuriems reikia balso, žinosite, ką palaikys jūsų minimalaus balso platforma. Iš čia tai tik palyginimas.

2. Individualizuotos programos mobiliesiems

Jūsų darbuotojai bent dalį laiko greičiausiai yra kelyje, todėl norėsite „VoIP“ paslaugos, galinčios keliauti su jais. Deja, ne visi „VoIP“ teikėjai siūlo programas mobiliesiems, kurios teikia tokią pačią vertę ir paslaugas kaip ir darbalaukio programos. Daugelyje sistemų, kurias apžvelgėme, siūlomos ir „Apple iOS“, ir „Google Android“ mobiliosios programos, tačiau kokybė skiriasi, taip pat skiriasi funkcijų rinkinys tarp to, kas siūloma visaverčiame darbalaukio programiniame telefone, ir to, ką rasite mobiliajame kliente. Kartais, pavyzdžiui, programa mobiliesiems nepavyks sukurti šių skambučių žurnalo ar sukurti balso pašto nuorašų, jei į skambutį nebus atsakyta.

3. Skambučių valdymas

Senstant „VoIP“ platformoms, funkcijų rinkiniai tampa pritaikyti konkrečioms auditorijoms. Tai reiškia, kad nebūtinai rasite tas pačias galimybes net ir gaminiuose, tiesiogiai konkuruojančiuose tarpusavyje. Organizacijoms, kurios investuoja į VoIP dėl savo programinės įrangos „smegenų“, tai reiškia, kad turėsite būti labai atsargūs, kad įsitikintumėte, jog jūsų verslo poreikiai tikrai yra produkte. Skambučių valdymas yra geras pavyzdys, nes tai yra įprastas terminas beveik viskam, ką sistema gali padaryti su įprastu telefono skambučiu.

Pvz., Jei gavote daug skambučių tam tikru telefono numerių rinkiniu (pavyzdžiui, aptarnavimo tarnyba) arba įjungiate sistemą tam tikru metų laiku (atostogų skambinimas), jums gali prireikti skambučių eilės ten, kur veikia „VoIP“ sistema gali intelektualiai paskirstyti skambučius tarp skirtingų plėtinių pagal prieinamumą, geografiją ar kitus kriterijus. Kitas pavyzdys gali būti plėtinių valdymas, kai sistema ne tik priskiria plėtinius atskiriems vartotojams, bet taip pat gali valdyti vardų katalogą, kuris integruojamas su jūsų IT skyriaus tinklo direktorija.

4. Trečiųjų šalių integracija

Tai yra vienas VoIP raktas. Kadangi tai programinė įranga, šiose sistemose dažnai yra iš anksto sukurtų integracijų su visomis programomis sąrašas, kurios, pardavėjų manymu, patinka jų klientams. Pavyzdžiui, „RingCentral“ siūlo sveikų dozių plėtinių, įskaitant „Desk.com“, „Dropbox“ ir „Google“ diską.

Naudodamiesi šiais plėtiniais, klientai gali kurti pasirinktines darbo eigas, kad jie galėtų dirbti efektyviau. Pvz., Įeinantis kliento telefono skambutis per „RingCentral“ gali atjungti programinį telefoną „RingCentral“, esantį „Desk.com“ pagalbos tarnybos programoje. Aptarnavimo atstovas gali paskambinti ir, vykdydamas įprastą procedūrą, užpildyti nesklandumų bilietą, kuris saugomas „Dropbox“ kaip dokumento failas, taip pat susietas su bilieto numeriu „Desk.com“ duomenų bazėje. Tačiau vykdydami integraciją, galite išsaugoti automatinį skambučio įrašymą kaip.wav failą, susietą tiek su bilieto teksto failu, tiek su „Desk.com“ bilieto numeriu, taigi, kai kas nors iškviečia šį bilieto įrašą, abu šie failai pateikiami kaip patvirtinamieji dokumentai.

Jei norite sukurti savo pasirinktines integracijas, ieškokite tiekėjų, kurie palaiko integracijos API kaip papildomo mokesčio parinktis arba laisvai prieinamą klientams. Paprastai jie atitiks REST standartą, kuris tapo labai įprastu būdu integruoti skirtingas debesijos paslaugas.

5. Parama

Kaip ir bet kurio produkto atveju, jūsų teikiamos paslaugos lygis yra labai svarbus, kad jūsų tarnyba funkcionuotų. „RingCentral“ siūlo palaikymą telefonu ištisą parą klientams, planuojantiems du ar daugiau vartotojų. Jei esate vienas vartotojas, ką nors užkalbinti galėsite tik per 13 valandų trukmės blokus nuo pirmadienio iki penktadienio. „RingCentral“ taip pat siūlo palaikymą 24 valandas per parą. Jei vykdote globalų verslą, kuriam reikia visą parą, norėsite rasti paslaugų teikėją, galintį garantuoti, kad į jūsų klausimus bus atsakyta nedelsiant (arba bent jau laiku). Jei jie to negali pasiūlyti, galbūt norėsite ieškoti kitur, ypač jei jūsų telefono sistema yra pagrindinis būdas bendrauti su klientais.

Vis dėlto būkite atsargūs, kai pridedate savo telefono sistemos galimybes, ypač tuo atveju, jei tai jau padaryta anksčiau minėtų pasirinktinių integracijų atveju. Tiesiog todėl, kad „RingCentral“ siūlo gerą klientų aptarnavimo politiką, dar nereiškia, kad tiekėte, ką integravote su „RingCentral“. Ir net jei jie tai padarys, vargu ar jie palaikys integracijos mechanizmą, kuris buvo sukurtas įmonėje. Pažvelkite į kiekvieną bendrosios balso ryšio sistemos komponentą ir įsitikinkite, kad žinote, kam skambinti, kada skambinti ir kodėl. Be to, jei ketinate kurti pasirinktines integracijas, tikrai gera idėja pasidomėti aukščiausios kokybės palaikymo galimybėmis. Taip, tai yra papildomi pinigai, tačiau turėdami ekspertų, tiek vystymo, tiek kasdienio darbo metu, ateityje galėsite sumokėti didžiulius dividendus.

6. Saugumas

Saugumas yra būtinas kiekvienai debesies pagrindu teikiamai paslaugai, prijungtai prie jūsų verslo, o išpuolių vektoriai vystosi kiekvieną dieną. Tokioms interneto ryšio programoms kaip „VoIP“, kurios tarnauja kaip jūsų verslo komunikacijos centras, saugumo priemonės „vidinės išorės“ yra dar svarbesnės. Vykdykite kruopštų pardavėjų dėmesį, kad žinotumėte, kur yra atsakomybė už duomenis, saugomus debesų pagrindu teikiamoje paslaugoje, ir, jei įmanoma, derėkitės dėl saugos sąlygų savo sutartyje. Ieškokite paslaugų, siūlančių šifravimą nuo galo iki galo, duomenų šifravimą ramybės būsenoje (jei toks yra), o ne tik pagrindinį autentifikavimą, bet ir pažangias parinktis, ypač daugiafaktorinį autentifikavimą ir biometrinius duomenis.

Už užkardos pasitarkite su savo IT darbuotojais ir įsitikinkite, kad saugumas ten pat yra svarbiausias dalykas. Įsitikinkite, kad vietinio tinklo aparatinė įranga yra žinoma „VoIP“ ir ar joje yra verslo lygio saugos priemonių… tada įsitikinkite, kad jos įjungtos ten, kur reikia. Pvz., Virtualūs LAN (VLAN) dažnai naudojami balso srautams atskirti dėl skambučių kokybės, nes tam srautui turėti skirtą tinklą reiškia, kad kitų tinklo programų duomenys negali trukdyti ir sukelti garso artefaktus skambučių metu ar net nutrauktus skambučius. Tačiau VLAN taip pat puikiai tinka saugoti VoIP pokalbius, jei IT juos nustato atsižvelgiant į tai. Norėdami sužinoti daugiau, peržiūrėkite šį būtinų ir nereikalingų veiksmų sąrašą, kai reikia apsaugoti jūsų VoIP ryšį.

7. Vieningi ryšiai

Jūsų VoIP paslaugų teikėjas taip pat gali būti „vieno langelio“ principas visiems jūsų ryšių poreikiams tenkinti, ir dauguma šią galimybę įdiegė pavadinimu vieningos komunikacijos kaip paslauga (UCaaS). Tai reiškia, kad vienoje programoje turite integruoti pokalbių funkciją, konferencijų skambučius, el. Laiškus, telefono skambučius, vaizdo skambučius ir balso paštą. Visos mūsų apžvelgiamos paslaugos siūlo tam tikros rūšies paslaugas, tačiau ne kiekvienas VoIP teikėjas jas taiko vienodai.

Pavyzdžiui, tokios platformos kaip mūsų „Editors 'Choice“ nugalėtojai, „AT&T“ ir „RingCentral“, turi labai turtingas vieningas komunikacijos galimybes, apimančias visus aukščiau paminėtus kanalus, taip pat intelektualias susitikimų erdves ir panašias bendradarbiavimo funkcijas. Daugiau į programinę įrangą orientuotų tiekėjų, tokių kaip „Dialpad“, bus siūlomi labai pažangūs ir labai vieningi minkštieji telefonai, tačiau jie negalės taip lengvai integruoti aparatūros telefonų. Galiausiai labai pigių paslaugų teikėjai, tokie kaip „Grasshopper“, gali nesiūlyti jokių vieningų ryšių paslaugų ar tik vieno ar dviejų papildomų kanalų, tokių kaip faksas ir tekstas.

Išsiaiškinkite, kuriuos kanalus jūsų verslas naudoja kasdien, kad atliktumėte darbą. Tai yra efektyvaus vieningo ryšių diegimo raktas. Jei naudojate tik balsą, jums nereikia dėl to jaudintis, tačiau šiais laikais tai yra vienaragis. Kiekvienas verslas bendrauja naudodamas daugiau kanalų, kurie paprasčiausiai pasigirsta, o turėti bendrą sistemą reiškia galimybę tuos kanalus naudoti efektyviau. Neturėdami UCaaS programos, savo SMB valdysite skirtingas sistemas ir negalėsite sekti, kas priėmė tą pranešimą, kuriame įrenginyje ir per kokią laikmeną.