Susitvarkykite: kaip bendradarbiauti „Microsoft Office“ atliekant 5 paprastus veiksmus

Didžiausia nauja „Microsoft Office 2016“ funkcija yra tai, kad ji leidžia redaguoti realiuoju laiku. Leidimas daugiau nei vienam asmeniui dirbti su byla tuo pačiu metu ir visoms šalims pamatyti pokyčius, nes bendradarbiai juos daro, jau seniai tapo konkuruojančių biurų rinkinių, būtent „Google“ disko su jo dokumentais, skaičiuoklėmis ir kitomis internetinėmis priemonėmis, pardavimo tašku. produktyvumo programos. Bendras autorių kūrimas „Office“ yra sveikintinas, jei pasenęs, papildymas „Office“ programomis. Bendradarbiavimo redagavimo funkcijų naudojimas užtrunka šiek tiek sąrankos ir reikiamos patirties. Šie penki žingsniai padės jums pradėti.

1. Patikrinkite savo vardą

Kaip žmonės žinos, kas jūs esate, kai prisijungiate prie jų failų ir pradedate taisyti? Atidarykite programą, pvz., „Word“ ar „Excel“, eikite į Failas> Parinktys, o tada skirtuke Bendra pamatysite antraštę „Personalizuokite savo„ Microsoft Office “kopiją“. „Mac“ vartotojai šią parinktį ras „Preferences“> „User“. Čia galite atnaujinti savo vardą, inicialus ir kitą identifikavimo informaciją. Tikriausiai pamatysite tam tikrą informaciją, jau užpildytą remiantis „Microsoft“ paskyra arba bet kokia informacija, kurią pateikė jūsų įmonės paskyros administratorius.

Bet kokiu atveju, vardo ir inicialų atnaujinimas yra naudingas, jei žmonės tave pažįsta ne iš jūsų teisėto ar įvesto vardo. Pasirinkti identifikuojamus inicialus taip pat padeda, jei su savo bendradarbiais dalijatės inicialais. Pavyzdžiui, aš savo įprastus inicialus JD pakeičiau į JED.

2. Įrašykite failus debesyje

Niekas negali dirbti su jumis, jei failas neišsaugomas bendro naudojimo vietoje. Turėsite lengvesnį savo failų stebėjimo laiką, jei išsaugosite juos bendro naudojimo erdvėje iš „get-go“, o ne laukiate, kol „Office 2016“ paprašys padaryti kopiją į bendrą vietą (kurią ji darys visada pabandykite bendrinti failą, kuris išsaugotas vietoje).

Eikite į Failas> Įrašyti kaip ir pasirinkite vietą „OneDrive“ (namų vartotojai pasirinks šią pirmąją parinktį), „OneDrive for Business“ arba „SharePoint“.

3. Pakvieskite bendradarbius

Jei norite pakviesti bendradarbius, jums reikės meniu „Bendrinimo parinktys“, kuris yra viršutiniame dešiniajame kampe. Ieškokite piktogramos „asmuo su pliuso ženklu“. Čia galite pasirinkti „Kviesti žmones“.

Kviesti žmones tame pačiame lange atidaro langelį, kuriame įvedate el. Pašto adresus, pridedate pasirenkamą pranešimą ir bendrinate failą el. Paštu. „Mac“ versijos „Office 2016“, skirtoje „Mac“, mygtukas „Bendrinti“ taip pat siūlo „Kopijuoti nuorodą“ ir „Siųsti priedą“ parinktį, kurią „Windows“ vartotojai gali rasti Failas> Bendrinti srityje. „Bendrinimo“ skydelio apačioje yra pasirinkimas „Gaukite bendrinimo nuorodą“, kuris nukopijuoja failo nuorodą į jūsų mainų sritį, kurią galite įklijuoti į bet kurią jums patinkančią komunikacijos ar bendradarbiavimo platformą.

4. Kai pakeitimai realiuoju laiku nerodomi, atnaujinkite, kad pamatytumėte pakeitimus

Jei jūs ir visi jūsų bendradarbiai failams išsaugoti naudojate tą pačią „OneDrive for Business“ arba „SharePoint“ vietą, o visi naudojate tą pačią „Office 2016“ versiją, turėtumėte galėti pamatyti savo failo pakeitimus, kai jie įvyksta, o kiekvieno asmens rašymas pažymėtas spalva ir identifikuojantis inicialas arba vaizdas.

Bet jei jūsų bendradarbiai prieina failą, kurį bendrinote, kitaip, pavyzdžiui, naudodamiesi internetine „Word“ versija, kaip tai padarė mano bendradarbis bandymo metu, galite nematyti pakeitimų realiuoju laiku. Aš turėjau rankiniu būdu atnaujinti arba atnaujinti savo failą.

Pačiame lango apačioje ieškokite eilutės, kurioje sakoma: „galimi atnaujinimai“.

Atnaujinkite dokumentą spustelėdami tą tekstą ir pasirodys jūsų bendradarbių pakeitimai.

5. Užrakinkite turinį, kad išvengtumėte pokyčių

Kartais jūs kviečiate bendradarbius padėti redaguoti dokumentą, tačiau yra tam tikras turinys, kurio jie neturėtų pakeisti. Galite užrakinti naudodami įrankį Blokuoti autorius, kuris nėra taip intuityviai pavadintas. Panašu, kad jis panaikins redagavimo privilegijas, kai iš tikrųjų jis užrakins turinį, kurį pasirinkote redaguoti.

Pažymėkite turinį, kurį norite užrakinti. Eikite į apžvalgą> Blokuoti autorius. Dabar paryškintoje dalyje bus piktograma, nurodanti, kad niekas, bet jūs galite ją pakeisti.