Organizuokitės: kaip pagerinti komunikaciją, kad projektas būtų geriau valdomas

Bet kurio projekto metu labai svarbu žinoti, kaip bendrauti, ir kada bendravimui naudoti projekto valdymo paslaugą. Bendravimas su visomis suinteresuotosiomis šalimis yra svarbiausias projekto valdymo sėkmės veiksnys, teigiama Projektų valdymo instituto pranešime. Prasta komunikacija dažnai sukelia kitas problemas, dėl kurių projektas gali būti nustumtas į kelią arba visiškai pasmerktas.

Ką reiškia aiški, atvira ir efektyvi komunikacija, kalbant apie projekto valdymą, ir kaip tai darote? Praėjusios savaitės stulpelis „Organizuota“ apžvelgė, kaip pradėti valdyti projektą. Svarbiausi dalykai buvo projekto apibrėžimas (ir įsitikinimas, kad tai yra projektas, o ne tik vykdomas darbas) ir jo reikalavimai, taikymo sritis, rezultatai, gairės ir dalyviai, įskaitant suinteresuotąsias šalis. Jei dar neskaitėte, rekomenduoju tai padaryti prieš pradėdami nagrinėti šį straipsnį.

Kaip blogas bendravimas veikia projekto valdymą

„PricewaterhouseCooper“ atlikta apklausa rodo, kad trys pagrindinės problemos, neleidžiančios sėkmingai įgyvendinti projekto, yra apimties pokyčiai, blogas įvertinimas planavimo etape ir blogai apibrėžti tikslai. Tačiau Jasonas Westlandas, „ProjectManager.com“ generalinis direktorius, visus šiuos dalykus vertina kaip problemas, kylančias iš skirtingų šaknų: blogo bendravimo.

„Jei projekto vadovui nėra prasmės arba žaidėjai nežino laiko juostos, viskas subyrėja arba tai, kas pristatyta, neatitinka reikalavimų“, - sakė Westlandas, kai neseniai kalbėjau su juo apie geriausią projektų valdymo praktiką..

„Westland“, kuris taip pat parašė projekto valdymo ciklą , pridūrė: „Paprastai nutinka tai, kad projekto vadovas netikrina projekto apimties. Komanda iš tikrųjų nežino, ką jie pristato. Niekas tikrai žino, kokios yra gairės ar svarbiausi rezultatai. Ir viso projekto metu niekas jų neinformuoja apie bendrą viziją, priežastį, kodėl jie tai daro. Ir viskas tiesiog slenka."

Westlandas užaugo Naujojoje Zelandijoje. Jis su manimi pasidalino analogija tarp avių bandymo savo tėvynės vietovėje ir projekto valdymo.

Įsivaizduokite jauną berniuką, kuris turi perkelti 300 avių iš vieno pado į kitą, naudodamas ne daugiau kaip kelis šunis. „Jūs nuolat bendraujate su savo šunimis per švilpuką“, - sakė jis. "Šunys nuolat juda į grupes ar grupes." Vienam berniukui ir keliems šunims darbas gali atrodyti sunkus, tačiau jei niekada nenutrūksta bendravimas ir berniukas vis primena apie savo tikslą, jis gali būti padarytas.

Pažvelkite į „The Big Picture“

Projekto pradžios susitikimo metu visi žaidėjai, dirbantys prie projekto, privalo palikti susitikimą su aiškiu aprašymu, ką sudarys galutinis projektas. Kitaip tariant, visi turėtų turėti ne tik viziją, bet ir parašytas detales.

Įsivaizduokite projektą, kuriam įgyvendinti prireiks vienerių metų. Keletą mėnesių įgyvendinant projektą, visiškai įmanoma, kad regėjimas kažkieno akyje nuo pirmosios dienos šiek tiek pasimetė. Projekto vadovas visiems turi priminti galutinio projekto aprašą - jis turi tai daryti dažnai. Tokia vizijos komunikacija gali vykti reguliariai suplanuoto susitikimo metu (daugiau apie tai akimirką) arba kartkartėmis pasikviečiant projekto klientą priminti komandai, ko jie siekia.

Be to, visi projekto komandos nariai yra atsakingi už bendravimą, kai užduotis ar užduočių serija nutolsta nuo kito projekto ar projekto galutinio aprašymo. Kai iškyla užduotis, kuriai netaikoma taikymo sritis, darbuotojai turi kalbėti, o projektų vadovai turi išklausyti. Bendravimas yra dvipusė gatvė. Panašiai, jei komanda mano, kad ji nepasieks nustatyto termino, ji turi pranešti projekto vadovui, kai jiems kyla pavojus, o ne tada, kai jau per vėlu. Tokį bendravimą girdintis projekto vadovas gali atitinkamai priimti sprendimus. Kaip jūs jau spėjote atspėti, projekto vadovas turi informuoti komandą apie atliktus pakeitimus ir paprašyti atsiliepimų.

Atkreipkite dėmesį į dailią detalę

Projektų vadovai turi ne tik dažnai grįžti prie vizijos ir tikrinti apimtį, bet ir žinoti visas smulkmenas. „Projekto metu tikrai svarbu, kad projekto vadovas būtų gerai informuotas apie kiekvieną užduotį ir kokia yra tos užduoties būklė“, - teigė Westlandas.

Projektai gali lengvai atlikti tūkstančius užduočių, o tai yra daug informacijos, kurią gali atsiminti kiekvienas projekto vadovas. Būtent dėl ​​šios priežasties projekto valdymo paslauga yra tokia vertinga. Du pavyzdžiai yra „Zoho“ projektai ir komandinio darbo projektai, nors rinkoje yra dešimtys įvairaus dydžio ir sudėtingumo komandų.

Kai komandos naudoja projektų valdymo platformas, visos užduotys yra įrašomos sistemoje ir yra matomos visiems, kas jas turi matyti (arba kartais jos yra matomos visiems, atsižvelgiant į įrankį). Kiekviena užduotis turi pavedimą ir terminą. Paprastai taip pat yra papildomos informacijos, apibūdinančios, ar užduotis dar nėra pateikta niekam, šiuo metu aktyvi ar baigta. Kai kurios platformos dar detaliau stebi procentinį kiekvienos užduoties įvykdymo lygį. Taigi projekto vadovas gali bet kada patikrinti užduotį, kad pamatytų jos būseną, nevaikščiodamas prie kažkieno stalo, bakstelėdamas tam asmeniui ant peties ir klausdamas. Tai visiškai keičia bendravimo pobūdį.

Projektų valdymo įrankiai centralizuoja informaciją ir suteikia galimybę visiems ja naudotis. Galų gale, dokumentai yra tik dar viena komunikacijos forma.

Peteris Clarksonas, „Maestro Development“, kuriančio projektų valdymo platformą „Maestro Project Office“, direktorius, yra buvęs projektų vadovas, valdęs tūkstančius projektų. "Aš daug audituodavau blogus projektus. Buvau žinomas kaip gelbėjimo menininkas", - pasakojo jis. "Visada tai susiję su metodikos stoka ir nežinojimu, kas vyko projekte: susitikimų, dokumentų ir veiksmų ne dokumentavimu."

Kai Clarksonas apibūdina savo, kaip projekto vadovo, dieną, paaiškėja bendravimo svarba ir projekto vadovo ryšys su kiekvienu bendravimo elementu. „Kaip projekto vadovas, aš visada tvirtinau, kad esu tingus, nes niekada niekada nieko sau nepriskyriau“, - sakė jis. "Viskas, ką aš padariau, vaikščiodavau aplink, kalbėdavausi su žmonėmis, skaitydavau ataskaitas arba tikrinau duomenų bazėje problemas, kurios verda ir įrašinėjamos, bet niekas su tuo nieko nedarė. t iš tikrųjų eik į “. Jis sakė, kad nesunkiai praleido trečdalį savo darbo dienos bet kuriame projekto valdymo įrankyje ir duomenų bazėje, kuria komandos naudojosi.

Turėkite susitikimus

Daugelis projektų ir projektų grupių tam tikru mastu pasikliauja susitikimais. Kaip aiškina Westlandas: „Prieš naudodamiesi internetinėmis priemonėmis, projektų vadovai paprastai vedė kassavaitinį nuolatinį susitikimą, kuriame visi paprasčiausiai papasakojo, kokias užduotis jie dirba, kurias užduotis jie įvykdė, ir kitų rezultatų ar užduočių būklę“. Ar yra projekto valdymo platforma, kurioje visa ši informacija yra įrašoma ir daroma matoma, ar vis dar yra prasmė rengti susitikimus?

Tiesą sakant, taip. Nors bendravimą labai pagerina internetinės priemonės, susitikimai vis tiek naudingi. "Tai nėra taip, kad jūs vis dar neturite atsistojimų; tiesiog keičiasi tikslas. Vietoj savaitės užduotimis paremto atsistojimo jis gali tapti dviejų savaičių susitikimu, kuriame projekto vadovas pakartoja viziją ir įsitikina, kad visi žino, kur jiems reikia eiti, arba atveda klientą pasikalbėti apie projekto pristatymo priežastį. Tai tampa daugiau strategijos, o ne vykdymo sesija “, - teigė Westlandas.

Postmortemų planas

Bendravimas yra raktas į kiekvieno projekto sėkmę ne tik planavimo etape ir pradiniame susitikime, bet ir viso projekto metu bei net jam pasibaigus. Posėdžiai po susitikimo suteikia komandos nariams vieną paskutinę galimybę pranešti, kas projekto metu buvo teisinga ir bloga.

Komandos nariai turėtų būti sąžiningi ir atviri, teikdami savo atsiliepimus, tačiau ne mažiau svarbu, kad projekto vadovas klausytų atsiliepimų, juos įrašytų ir nurodytų, kai kitą kartą iškyla panašus projektas.

Projektų valdymo platformos taip pat gali būti puikus pavyzdinės medžiagos šaltinis pasibaigus projektui. Daugeliui komandų naudinga peržiūrėti savo projekto ataskaitas ir istoriją, kad būtų geriau suprantama, kas nutiko, kai kažkas suklydo.

Norėdami gauti daugiau patarimų, kaip išnaudoti visas dviejų „PCMag“ dviejų redaktorių pasirinkimo projektų valdymo paslaugų galimybes, galite perskaityti 7 būdus, kaip supaprastinti projektų valdymą komandinio darbo projektuose, ir 5 „Zoho“ projektų funkcijas organizuoti savo verslą.