Susitvarkykite: kaip atskirti darbo ir asmeninius failus

Informaciniai darbuotojai, tokie kaip aš, savaitgalį dažnai patikrina mūsų darbo el. Paštą. Arba galime žengti į priekį dėl svarbaus pristatymo vėlai vakare iš namų, jei būtent tada vaisingiausios mūsų valandos (arba jei mes bėgame prie projekto). Lygiai taip pat esame linkę atsakyti į asmenines žinutes darbe ar galbūt nuskaitydami namų draudimo dokumentą biuro kopijuoklyje. Žinių darbuotojams paprastai patinka toks lankstumas, tačiau jei nesate atsargūs, kaip atskirti darbą ir asmeninius failus, gali kilti problemų dėl savęs ir savo duomenų.

Dėl rizikingo elgesio pilkojoje srityje tarp darbo ir gyvenimo gali kilti pavojus neskelbtiniems duomenims. Pavyzdžiui, nors daugelis žmonių gali nuskaityti asmeninį dokumentą biure čia ir ten, jūs nenorėtumėte nuskaityti nieko jautraus, nes, nebent esate IT vadovas, jūs neįsivaizduojate, kur išsaugo daugiafunkcis spausdintuvas. nuskaitytų failų kopijos. Jie greičiausiai yra paties skaitytuvo kietajame diske, be to, juos gali būti išsaugota ir nesaugiuose bendro naudojimo serveriuose.

Be to, norint išlaikyti tam tikrą darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros įspūdį, naudinga turėti užuominas, kurios primintų, kai jūs darote vienos rūšies darbą, kai esate prie kito laikrodžio. Tarkime, kad jūs per tris dienas įsitraukiate į kai kuriuos el. Laiškus į šeimos atostogas. Galbūt įvertinsite, kad turite lankstumo ir galimybių susirasti bet kokius neatidėliotinus reikalus, tačiau galbūt norėsite sugrįžti pasimėgauti „Splash Mountain“ su savo vaikais. Naudodamiesi keliomis paprastomis asmeninių ir darbo bylų atskyrimo strategijomis, niekada nepulsite per ilgai dirbti, kai mėgaujatės savo asmeniniu laiku ir atvirkščiai.

Suskirstykite failus į segmentus

Pagrindinis darbo ir asmeninių bylų atskyrimo triukas yra jų suskirstymas į dalis. Konkrečių daiktų laikymas tam skirtose vietose sukuria ne tik tvarką, bet ir tikrumą. Tai veikia tiek fiziniame, tiek skaitmeniniame pasaulyje. Jei visada dedate raktus į dešinę kišenę, o telefoną - į kairę, niekada neieškosite striukės nė vieno iš šių daiktų.

Su skaitmeniniais failais principai yra vienodi, tačiau realybė šiek tiek skiriasi. Visus savo darbo failus galėtumėte laikyti viename aplanke, o asmeninius - kitame, bet ar jie gyvena tame pačiame serveryje, kompiuteryje, programoje ar mobiliajame įrenginyje? Ar norite jų?

Kartais darbo rinkmenas atskirtume nuo asmeninių bylų, kad išlaikytume ribas, kad nesijaustume įsivėlę į darbą, kai turėtume praleisti laiką su šeima ir draugais, arba kad mums nekiltų pagunda baigti mokesčių deklaravimą mes laikrodį.

Bėgant metams aš sukūriau keletą strategijų, kurios man padeda suskirstyti mano darbus ir asmeninius failus, kad jie atitiktų šias sąlygas:

• Jie visada yra atskiri
• Jie prieinami, nesvarbu, kur esu, bet
• Man šiek tiek nepatogu naudotis darbo failais, kai aš esu namų režimu, ir namų failais, kai esu darbo režimu.

Skirtingiems dalykams naudokite skirtingas sąsajas

Pirmiausia pakalbėkime apie skaitmeninius dokumentus, tokius kaip teksto apdorojimo dokumentai, skaičiuoklės, pristatymai, PDF rinkmenos ir vaizdai.

Paprasčiausias būdas rasti dokumentus atskirtus ir prieinamus yra saugoti juos interneto sinchronizavimo tarnyboje ir naudoti skirtingas paslaugas skirtingos rūšies informacijai. Aš naudoju „Dropbox“ savo asmeniniams failams saugoti, kurti atsarginę kopiją ir sinchronizuoti, o darbuose pasitikiu „Google“ disku. Tarp šių dviejų paslaugų yra daugybė galimybių, apie kurias galite perskaityti PCMag geriausių internetinių saugojimo paslaugų sąraše. Tačiau pirmiausia reikia atskirti failus į dvi skirtingas paslaugas.

Kodėl aš negalėčiau pasirinkti savo mėgstamos saugojimo paslaugos ir sukurti dvi skirtingas paskyras, o ne naudoti dvi skirtingas paslaugas? Turėdamas kitokią sąsają man padeda išlaikyti reikalingas ribas tarp darbo ir asmeninių failų.

Pažvelgęs į „Google“ disko žiniatinklio sąsają jaučiuosi dirbantis. Tačiau, kai atostogauju, žiūriu į „Google“ diską, mano galvoje suskamba varpai, kurie primena, kad darau darbą, kai turėčiau lįsti prie baseino. Bet jei savaitgalį rengiuosi prie „Dropbox“, tvarkydamas asmenines nuotraukas, mano smegenys man neduoda to paties signalo „tu dirbi“. Laikui bėgant aš užmezgiau ryšį tarp kiekvienos sąsajos ir to, ką darau toje sąsajoje. Man dar svarbiau turėti aiškias darbo ir gyvenimo ribas, nes dirbu iš namų biuro. Dirbdamas visą darbo dieną biurų pastate, aš naudojau panašias strategijas.

Kurkite vizualinius ženklus savo OS ir temose

Kai kurios saugojimo paslaugos, tokios, kurios yra glaudžiai integruotos su jūsų operacine sistema, visai neatrodo kaip nieko (nebent naudojatės žiniatinklio programa). Jie nebūtinai turi atskirą sąsają. Kitas būdas, kurį galite suskaidyti net net nesuvokdami, yra naudoti skirtingą operacinę sistemą darbe ir namuose. Jei biure turite „Windows“ kompiuterį, o namuose - „Mac“, jau galite patirti tą patį supratimą, kai „Mac“ namuose dirbate biurą.

Kita problema gali būti ta, kad jūs naudojate tas pačias priemones savo darbiniame ir asmeniniame gyvenime, nes jums jos patinka. Jūs nenorite pasirinkti dviejų skirtingų įrankių ar sąsajų. Norite abiem naudoti tą, kuris jums labiausiai patinka. Pavyzdžiui, kai kurie mano draugai naudoja „Slack“ asmeniniam bendravimui, o darbe jie naudoja ir „Slack“. Esant tokiai situacijai, aš rekomenduočiau pakeisti jūsų dviejų „Slack“ paskyrų temą (ty spalvų schemą), kad jos fiziškai atrodytų kitaip. Greitai susiesite vieną spalvų schemą su darbu, o kitą - su asmeniniais asmeniniais pokalbiais.

Skirstykite į segmentus pagal naršyklę

Kitas būdas suskaidyti savo darbus ir sukurti vaizdinius užuominas, kurios primintų, kokį darbą atliekate - laikytis vienos rūšies naršyklės darbe, o kitos - namuose. Vaizdinės nuorodos gali būti subtilesnės, tačiau vis tiek įgysite įprotį paleisti, tarkime, „Chrome“ darbui ir „Firefox“ asmeniniams dalykams.

Taip pat naudinga naudoti dvi atskiras naršykles, norint atskirti žiniatinklio istoriją. Pavyzdžiui, galbūt būsite budresni, kai išvalysite naršyklės talpyklą, norėdami rasti darbo failus, nes juose yra neskelbtinos įmonės informacijos, tačiau iš tikrųjų galbūt norėsite išsaugoti asmeninę žiniatinklio istoriją, kad galėtumėte greitai ieškoti svetainių, kuriose lankėtės prieš kelias dienas (arba atvirkščiai) atvirkščiai).

Naudokite el. Pašto kliento programas savo naudai

Mobiliuosiuose telefonuose yra tikrai paprastas būdas atskirti darbo el. Paštą nuo asmeninio el. Pašto, nesvarbu, ar naudojate tą pačią el. Pašto paslaugą, pvz., „Gmail“, ir darbui, ir namui. Sprendimas: naudokitės skirtingais el. Pašto klientais.

„Gmail“ yra atskira programa, tačiau nebūtinai turite ją pasirinkti kaip programą, kurią naudojate „Gmail“ pasiekti. „IPhone“ galite naudoti atsargų pašto programą. Arba bet kokio tipo telefone galite įdiegti trečiųjų šalių el. Pašto kliento programą, kuri veikia su „Gmail“, pvz., „Boxer“ ar „Inboxcube“.

Man patinka naudoti atskiras programas darbui ir asmeniniam el. Aš gaunu tą patį pranašumą, jei turiu dvi skirtingas sąsajas. Be to, kai bandau nepulti į darbą, galiu mesti ir uždaryti darbo el. Laišką, išlaikydamas asmeninį el. Pašto adresą lengviau, arba atvirkščiai.

Gali būti, kad jums tiesiog labai patinka viena el. Pašto kliento programa ir norite ją naudoti tiek savo darbui, tiek asmeniniam el. Naudodami daugybę programų galite turėti kelių paskyrų autentifikavimą ir norėdami perjungti iš vienos paskyros į kitą. Tai suteikia naudojimo paprastumą, kurio iš tikrųjų galbūt nenorėtumėte. Jūs prarandate pranašumą, turėdami dvi skirtingas sąsajas, ir prarandate galimybę mesti programą naudodami bet kurią paskyrą, kurią šiuo metu norite padaryti mažiau viliojančią. Galbūt jūs norite, kad jūsų technologija būtų šiek tiek mažiau patogi vartotojui dėl jūsų pačių psichologijos.

Skirstomi skyriuose, kad būtų geresnis darbo ir asmeninio gyvenimo balansas

Jei jums reikia aiškiau apibrėžti ribas tarp jūsų darbo ir asmeninio gyvenimo, nepaprastai padeda suskaidyti duomenis į skirtingas programas, paslaugas, operacines sistemas ir naršykles.

Dviejų atskirų virtualių erdvių, kuriose pasiekiate savo failus, gairės, susiejimai ir patekimo į barjerus būdai gali padėti sumažinti dirbant ne laisvalaikiu ar atliekant asmeninius darbus, kol esate darbe, kartu leisdami jums juos atlikti, kai tai bus naudinga. būtina.