Susitvarkykite: nutraukite el. Pašto kovą su daugiau el

El. Pašto perkrova yra didžiulė produktyvumo problema darbo vietoje. Aš visą laiką susitinku su žmonėmis, kurie skundžiasi el. Laiškais, sakydami, kad tai juos pribloškia, norėdami, kad būtų išjungtas visų naujų pranešimų, esančių jų gautuosiuose, jungiklis.

Tačiau daugelis tų pačių žmonių el. Laiškus fiksuoja taip, kad galų gale pagilina problemą. Ką matau, yra žmonių, kurie bando kovoti su el. Laiškais, naudodami daugiau el. Pašto adresų, o tai savo ruožtu sukuria vis daugiau el. Kadangi jie kenčia nuo el. Pašto kančių, jie dažniausiai nemato, kas vyksta aiškiai, todėl net neįsivaizduoja, kad tai dar labiau apsunkina.

Yra keletas būdų, kaip pastebėjau, kad žmonės šaudo sau į koją, bandydami susidoroti su el. Pašto perkrova.

Nenaudokite gautųjų kaip darbų sąrašo

Pirmasis pavyzdys, kai žmonės el. Paštą sunkina dar labiau, yra darbų sąrašai , kaip man patinka juos vadinti. Kai pranešime yra užduotis arba suaktyvinta priskirtos užduoties atmintis, darbų sąrašai palieka savo el. Pašto dėžutes. Kitaip tariant, jie naudoja gautuosius kaip darbų sąrašą.

Pagalvokite, kaip žmonės paprastai paskiria užduotis el. Paštu. Retai užduotis aiškiai nurodoma temos eilutėje. Gavėjas turi atidaryti ir perskaityti el. Laišką, kad žinotų išsamią užduoties informaciją. Vis dėlto labiau tikėtina, kad pranešime nebus visos informacijos, kurios reikia gavėjui, pavyzdžiui, termino ar kitos informacijos apie užduotį. Keitimasis pranešimais pirmyn ir atgal paaiškina užduotį, ir kiekvienu atveju sukuriama nauja el. Pašto dėžutė. Trumpai tariant, el. Pašto dėžutėse yra labai prastų darbų sąrašas.

Kita problema yra ta, kad sąrašų sąrašai turi nuolat tikrinti kiekvieną gaunamą laišką, norėdami pamatyti, ar jame nėra užduoties, o jei jo nėra, jie greitai atsisako pašto. Tobulieji lizdai nepaliaujamai ravėja.

Blogiau, kad neprivalomi sąrašai yra įpratę tikrinti savo gautų laiškų dėžutes atliekant savo kasdienes užduotis, ir dažnai jie patys sau siunčia priminimus apie kitus dalykus, kuriuos nori padaryti.

Jei el. Paštas yra problema, kodėl tokiu būdu norėtumėte sukurti daugiau el. Pašto adresų ?

Tačiau stulbinantys dalykai nemato, kaip jų sistema apsunkina situaciją. Jie dažnai tvirtina, kad vienintelis veiksnys yra jų gautųjų naudojimas kaip darbų sąrašas. Bet jei tas pats asmuo jaučiasi priblokštas el. Pašto, tai aiškiai neveikia. Yra keletas sprendimų, ir aš akimirksniu su jais susisieksiu.

Nustokite siųsti „Nudgemail“

Neseniai verslo rekolekcijose kalbėjau apie el. Pašto valdymą. Norėdami pasiruošti pokalbiui, kalbėjau su kai kuriais darbuotojais ir sužinojau, kad daugelis jų naudodamiesi „Nudgemail“ tvarko didžiulius kiekius el. Laiškų, kartais 1000 pranešimų per dieną. Jie manė, kad tai buvo visiškai sveikas būdas valdyti srautą.

„Nudgemail“ yra laisvosios eigos įrankis, leidžiantis iš esmės atidėti el. Laiškus, nustatant laiką, kada jis vėl pasirodys jūsų gautuosiuose kaip nauja žinutė. „Iš esmės“ čia yra labai svarbus žodis.

Daugelis atidėtų funkcijų, tokios kaip „SaneBox“ ar kai kurios geriausios el. Pašto programos, slepia originalų pranešimą iš gautų laiškų aplanko ir tada vėl pasirodo kaip naujas neskaitytas laiškas pasirinktu laiku. „Nudgemail“ veikia šiek tiek kitaip. Kai naudojate jį el. Laiškams atidėti, originalus el. Laiškas lieka gautuosiuose, o gautųjų viršuje pasirodo naujas pranešimas , kuriame nurodoma visa pradinio pranešimo gija.

Nesupraskite manęs neteisingai. „Nudgemail“ yra puikus įrankis ir tam tikromis aplinkybėmis yra puikus sprendimas. Kiekvienas, kuris gautuosius mato kaip informacijos srautą, o ne kaip komunikacijos, kurią reikia apdoroti, rinkimo tašką, gali gerai ja naudotis. Bet kai darbuotojai man sako, kad dėl gautų laiškų apimties daugybė pranešimų negali dirbti, o 20 proc. Jų pranešimų yra pakartotiniai žinučių pavidalo pranešimai, tai yra problema.

Panašūs sąrašai gali paneigti tai, kad jų sistema sugedusi, kai kurie „Nudgemail“ vartotojai tai paverčia ramentu. Jie taip įstrigo savo dabartiniuose įpročiuose, kad negali įsivaizduoti geresnio sprendimo.

Neatsakyk taip greitai

Labai dažnai atsakymas į el. Laišką yra būdas atpažinti kažkieno pranešimą, faktiškai nejudinant pokalbio į priekį. Įsivaizduokite bendradarbio el. Laišką, norėdami paklausti jūsų nuomonės apie pristatymą. Jūs dar nežiūrėjote pristatymo. Atsižvelgiant į jūsų darbo vietą, gali būti priimtiniau greitai atsakyti „Nežinau. Dar nežiūrėjau“, nei palaukti dvi valandas, kol pažiūrėsite ir suformuosite savo nuomonę. Greitai atsakydami, net jei pranešimas nėra esminis, generuojate per daug el. Laiškų. Jei įmonės kultūra stumia jus prie tokio elgesio, jūs geriau patikėtumėte, kad kiti žmonės tai daro ir jums.

Žmogus, lėtai atsakantis į el. Laišką, gali būti laikomas tingiu ar ne komandos žaidėju, net jei laukti atsakymo į el. Laišką yra žymiai logiškesnis ir produktyvesnis būdas tai padaryti. Bet tai visiškai atsilikusi, ir jūs turite nuo jos atsiriboti, jei jaučiatės apsvaigę el.

Galų gale atsitinka taip, kad žmonės į žinutes atsakinėja tik tam, kad išlaikytų pinigų sumą. Tarkime, kad Radžas paklausia Saros nuomonės apie ką nors, o ji atsako: „Nežinote. Ką jūs manote?“ Dabar kamuolys vėl pasirodė Raj teisme, ir jis privalo atsakyti, jei tik tiek, kad Sara gautuosiuose turės naują neskaitytą pranešimą, primenantį, kad ji šį kartą turi atsakyti.

Kitas pavyzdys, būdingas palaikymo departamentų, tokių kaip IT, žmonėms, yra tas, kad jie sukurs bendrą el. Pašto adresą darbuotojams, kad padėtų pagalbos bilietus, pvz., Kai darbuotoja išsigalvoja, kad jos kompiuteris sugedo, tačiau jai reikia greitai gaukite pagalbos, ji gali pamiršti bendrąjį el. laišką, o ne siųsti el. laišką asmeniui, kurį pažįsta IT srityje. Ar tas IT asmuo turėtų rūpintis problema? Ignoruoti el. Laišką? Atsakykite ir pasakykite darbuotojui, kad ji turi naudoti teisingą IT pagalbos adresą? CC jos viršininkas? Ką reikia daryti teisingai?

Dažnai reakcija, kurią sukelia panika ir nusivylimas, tik sukuria daugiau el. Laiškų (ir sukuria įtampą). Tai vėlgi yra įmonės kultūros pavyzdys, sukuriantis greito reagavimo lūkesčius, kurie yra pagrindinė problema. Tačiau galite atsiriboti nuo šio modelio netrikdydami ramybės ir dėl to sugeneruoti mažiau el. Laiškų.

Perdėto el. Pašto sprendimai

Kaip nustoti generuoti per daug el. Laiškų? Kai kurie sprendimai yra paprasti ir greiti, ir asmuo juos gali padaryti be įmonės palaikymo.

Ankstesniame pavyzdyje IT personalo darbuotojas tikriausiai galėjo išsklaidyti problemą pumpuruose, užmegzdamas tiesioginį pokalbį (arba paskambinęs telefonu su nuotoliniu darbuotoju), o ne atsakydamas el. Paštu. Jei IT asmuo atsakys el. Paštu, reikalingas bendradarbis vistiek to nelabai atidžiai perskaitys. Atminkite, kad ji jau yra pabrėžusi savo kompiuterio problemą. Tai gali atrodyti labai žemos technologijos, tačiau ramiai ir profesionaliai susidūrusi su bendradarbiu akis į akį padės jai prisiminti tinkamą pagalbos bilietų padavimo protokolą ateityje, ypač jei IT asmuo paaiškins, kokie kiti darbai buvo svarbūs momentas. Asmeniškai paaiškinti reikia daug.

Kitas būdas nustoti generuoti pernelyg daug el. Pašto adresų sau yra rasti gerus el. Pašto asistentų įrankius, kurie padeda sumažinti el. Laiškų aplanką, o ne skleisti, kaip tai daro „Nudgemail“. „SaneBox“ (apie 7 USD per mėnesį) yra sprendimas, kurį rekomenduoju. „Mailbird“ yra el. Pašto kliento programa, kurioje yra atidėjimo parinktis ir kitos funkcijos, kurios taip pat gali padėti.

Nustokite naudoti gautuosius kaip darbų sąrašą, tiek asmeninėms, tiek su darbu susijusioms užduotims. Dabar yra tiek daug puikių įrankių, kurie yra daug geresni paskirstant užduotis, jas stebint, atnaujinant informaciją apie jas ir pan., Kurios nesiremia el. Laiškais. Man patinka „Todoist“, nors „Wunderlist“ taip pat yra puiki programa.

Jei galite įtikinti savo darbo komandą ar skyrių pasirinkti geresnį įrankį užduotims atlikti, jūs tikrai būsite daug geresnėje formoje. Be viso jėgos projektų valdymo programų, yra ir kitų bendradarbiavimo programų, kurios yra lengvos, paprastos naudoti, greitesnės, ir jos gali būti geresnis sprendimas jūsų komandos iššūkiams.

Norėdami daugiau sužinoti, skaitykite kitus mano patarimus, kaip sumažinti biuro el. Pašto perkrovas.