Video: 7 patarimai, kaip mokėti mažiau mokesčių-kaip sumokėti mažiau mokesčių (Lapkritis 2024)
Tai, kaip jūs ir jūsų bendradarbiai pavadinate failus, yra taip pat svarbu, kaip pavadinti aplankus. Vykdydami tai protingai, sistemingai ir logiškai, pradedant nuo jūsų pozicijų, jūsų verslas gali būti sėkmingas, ilgalaikis augimas ir stabilumas.
Daugelis įmonių, svarstančių naują organizacinį postūmį, greičiausiai turės didžiulį senų failų, kurių nenorės pervardyti, sąrašą (bent jau ne iškart). Tai gerai. Jūs turite kada nors pradėti.
Daugeliu atvejų prasminga įdiegti naują sistemą pradedant naują projektą, komandą, fiskalinį ketvirtį ar metus - kad ir kokie svarbūs būtų jūsų verslo orientyrai. Iš dalies prasminga pradėti nuo tam tikro laiko, nes jūs susitvarkysite su netvarkingais archyvais. Per metus galėsite lengvai rasti pastangų ir valdyti viską, kas jums reikalinga, bet nerasite senesnių dalykų, kurie buvo senesni nei jūsų naujoji sistema. Pateiksiu keletą gudrybių, kaip tvarkyti tuos archyvus, neišleidžiant mėnesių (ar interno jaunystės) pervardijant juos visus.
Bylų pavadinimai
Kaip ir aplankuose, failų pavadinimai turi būti:
• Unikalus
• nurodantis, ką sudaro byla
• atsižvelgiant į tai, kaip jūsų verslas galvoja apie informaciją
• galima nuskaityti (žmogaus akimi) atsižvelgiant į tai, kaip jūs ir jūsų darbuotojai randate informaciją
• natūraliai išdėstytos abėcėlės tvarka
• nuoseklus!
Unikalus. Nepaprastai svarbu, kad failų pavadinimai būtų unikalūs, ypač jei dirbate bendradarbiavimo aplinkoje ir ypač jei dažnai kopijuojate failus į serverį. Jei neturite failų pavadinimų unikalumo sistemos, rizikuojate juos perrašyti ir prarasti visus savo duomenis. Bendradarbiavimo aplinkoje įprasta tyčia perrašyti failus. Jei, kaip ir aš, įpratote prie iššokančiojo įspėjimo („Ar tikrai norite pakeisti esamą failą naujesniu?“), Niekas netrukdys perrašyti neteisingo failo, jei jame yra tuo pačiu vardu.
Pvz., Tarkime, kad vakar turiu naują sąskaitą faktūrą iš „Gray's Electronics“ pavadinimu „Grays-rēķina.pdf“. Aš galiu jį klijuoti serveryje aplanke Sąskaitos faktūros ir gauti įspėjimą, kad tokiu vardu failas jau yra. Taip pat galiu daryti prielaidą, kad nuo tada, kai sąskaita buvo įvesta vakar, kažkas ją ten įdėjo - bet aš buvau tik buhalterijos skyriaus pasirašytas šioje sąskaitoje faktūroje, todėl mano sąskaita turi būti pati naujausia, todėl aš perrašysiu seną. Visas dalykas suskaidomas, kai kas nors vėliau tą pačią dieną manęs paprašys atsiimti ankstesnę Grėjaus sąskaitą faktūrą, kuri buvo pažįstama prieš du mėnesius… to paties failo pavadinimo, kurio dabar nebėra.
Orientacinis. Atrodo kvaila teigti, kad failų pavadinimai turėtų nurodyti, ką jie turi, bet aš daugybę kartų mačiau, kad tai suklysta. Daugelis žmonių daro prielaidą, kad kai jie sudedami aplanke, aplankas rūpinasi didesnės kategorijos pavadinimu. Jie taip pat klaidingai mano, kad jiems tinkamiausias failo turinys taip pat bus akivaizdus visiems kitiems, kuriems reikia prieigos prie bylos. Paimkime sąskaitos faktūros pavyzdį dar kartą. Tarkime, buhalterijos skyrius suranda sąskaitas faktūras trimis būdais: sąskaitos faktūros numeriu, mokesčių mokėtojo kodu ir fiskaliniu mėnesiu, kurį jos buvo apmokėtos. Apskaitai negalėjo būti mažiau rūpesčio, kad tai „pilkosios sąskaitos faktūros“.
Aš asmeniškai visiems failams naudoju du pagrindinius identifikatorius: skaitines datas ir kodus. Namuose tinklaraštį kelis kartus per mėnesį. Visi tekstiniai failai ir nuotraukos, kuriuos naudoju savo tinklaraštyje, yra klasifikuojami su keturių skaitmenų data (YR MO), o klasifikatorius „bg“ reiškia „dienoraštis“. Monrealio turgaus nuotrauka, padaryta per kelionę 2010 m. Rugsėjo mėn., Vadinama 1009bg_montreal_market.jpg. Keturių skaitmenų skaitmenys veikia mano tinklaraščio failus, nes vidutiniškai per mėnesį rašau tik keturis ar penkis pranešimus.
Tačiau kartais galiu turėti dešimtis nuotraukų iš konkretaus mėnesio. Tokiu atveju aš juos užkoduoju šešiaženkliu skaičiumi, pridedamas dienos pabaigoje, arba sutrumpinu kitą signifikatorių, kad būtų išsaugoti simboliai, kad galėčiau failų pavadinimuose pridėti daugiau aprašomojo teksto. Pavyzdžiui:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Aš net prieš atidarydamas failus žinau, kad tai yra abi paprikų nuotraukos, kurias paskelbiau savo tinklaraštyje (bg), darytoje 2010 m. Rugsėjo mėn. (1009), Monrealyje (mnrl), turguje (mrkt).
Kitas triukas, jei daug keliaujate, todėl naudodamiesi oro uosto kodu nurodykite vietą: YUL Monrealyje, LAX Los Andžele, LHR arba LGW Londone ir pan.
Atitinka verslo minties procesą. Kaip jau galėjote atspėti iš aukščiau pateikto pavyzdžio, aš žinau, kad galiu pasikliauti savo atmintimi, kad surinksiu informaciją pagal datą. Nuspręsdami, kaip veiks jūsų vardų suteikimo tvarka, turite žinoti, kaip jūsų įmonė įsimena informaciją. Bet datos taip pat žudo du paukščius vienu akmeniu. Jie užkoduoja failą, kada jis atsirado ar buvo reikšmingas, ir pavers jus įvariais, kad turėtumėte unikalius pavadinimus. Niekada neatsitiktinai neatsidarysiu nuotraukų iš savo kelionės į Monrealį nuo 2006 m., Kai labai noriu tų, kurios yra nuo 2010 m., Net jei abu kartus fotografavau turguose.
Aš absoliučiai rekomenduoju į failų pavadinimus įtraukti datą. Vienintelis tikras klausimas yra, kuri data yra naudingiausia jūsų verslui? Sąskaitos faktūros išsiuntimo ar apdorojimo data, darbo pabaigos data arba sutarties pasirašymo data? Verslo savininkai, komandų vadovai ir skyrių vadovai turėtų skambinti paskutiniu skambučiu, tačiau pirmiausia kalbėkite su žmonėmis, kurie kasdien dirba daugiausiai darbų. Jie žino tuos, kurie turi prasmę.
Galima nuskaityti. Atidarę aplanką, norite sužinoti apie jo turinį iš karto, neatidarydami failų ir nesikišdami į miniatiūrų rodinius. Tinkamos failų pavadinimų sudarymo koncepcijos sukūrimas apima kiekvienos dokumento pagrindinės informacijos nustatymą. Aš susinervinu, kai matau kažkieno kompiuterį, kurio failas yra resume.doc. Kuris tai atnaujinimas? Kada jis buvo atnaujintas? Ar tai ilga versija, ar trumpa? Kur jis bus išsiųstas? 1102_CV_marketing_digital.doc gali būti jūsų gyvenimo aprašymas, pabrėžiantis jūsų skaitmeninės rinkodaros patirtį, tuo tarpu 1102_CV_short.doc gali būti bendras profesinis CV, kurį ketinate atnaujinti kreipdamiesi į teisės mokyklą.
Tik pagalvokite, kiek jūs ir jūsų kolegos galėtumėte būti produktyvesni, be abejo, tiksliai žinojote, kas yra kiekviename faile prieš atidarant jį.
Natūraliai užsakyta. Kita priežastis, kodėl man patinka naudoti datas kaip identifikatorius, yra ta, kad, aplanke rūšiuojant failus pagal pavadinimą, viskas yra chronologine tvarka, kuri paprastai yra numatytoji. Rūšiavimas pagal faktinę failo datą nurodo tik tai, kada paskutinį kartą failai buvo atnaujinti, ir tai greičiausiai nėra pagrindinis dalykas, kurį norite ar turite žinoti. Jei failo pavadinimo pradžioje visada įdėsite „YR MO DA“, visada turėsite užsakymą.
Nuoseklumas. Anksčiau aš dariau analogiją, kad organizuotumas yra tarsi buvimas formos. Pokytis neįvyks per naktį. Atlygis gaunamas per ilgą, o ne per trumpą laiką. Turite atlikti pakeitimus, kurie jums tinka ir kurie liks, o ne šokinėti pagal kaprizinę dietą. Kai suprantate, kad radote sprendimą, su kuriuo galite gyventi, laikykitės jo!
Protingai tvarkykite archyvus ar senesnius failus
Niekas nesitikės, kad jūs pertvarkysite ir pervardysite visą savo duomenų archyvą. Tai nėra vertingas laiko praleidimo būdas, ir juokinga galvoti, kad galėtum jį net atsisakyti. Taigi, ką daryti su visais tais praeities netvarkingais failais ir aplankais?
Negalima valdyti visų savo failų vienu metu. Štai kodėl jie netvarkingi! Paprasčiausias būdas pradėti spręsti savo archyvus yra galvoti apie dvi grupes: senas ir tikrai senas. Tai, kaip jūs apibrėžiate seną ir tikrai seną, priklauso nuo jūsų.
Man „tikrai senas“ reiškia, kad esu daugiau nei 99 procentai tikras, kad daugiau niekada nesinaudosiu byla, bet taip gali nutikti. „Tikrai seni“ daiktai, manau, taip pat turi būti bent trejų metų. Šiuos du kriterijus atitinkančius failus galima archyvuoti į diską.
Įprastas „senas“ paprastai reiškia failus, kuriuos aš dirbau per vienerius ir trejus metus. Jie yra mano kietajame diske arba serveryje, kur prireikus galiu juos pasiekti, bet patekau į metų aplankus. Turiu aplankus, pažymėtus „2010“, „2009“ ir „2008.“
Jei pagal metus sudėsite senesnį turinį į aplankus, galėsite atlikti pavasarinį valymą. Ar kada bandėte kruopščiai išvalyti savo spintą neištuštindami? Tai neveikia Norėdami susitvarkyti, jums reikia naujos pradžios. Sukaupę visus failus į aplankus pagal metus, galite švariai pradėti, nepašalindami nieko, ko jums gali prireikti. Prieš pradėdami tvarkyti, turite pamatyti švarų ir tvarkingą langą!
Ką jūs darote su byla, apimančia daugelį metų? Įklijuokite jį į naujausių metų aplanką. Ar dirbote su juo praėjusiais metais? Tada jis turėtų būti praėjusių metų aplankuose. Kodėl nerimaujate, kad negalėsite jo rasti? Jūsų failai jau yra netvarka! Tikriausiai vis tiek turėsite ieškoti failo, taigi, nesvarbu, ar jis įdėtas dar viename aplanke?
Pasitraukite
Svarbūs šio straipsnio šalinimo taškai yra šie:
1. Failų vardų sudarymo tvarka, kurią naudoja jūsų verslas, turi būti suprantama visiems organizacijos nariams.
2. Failų vardų sudarymo tvarka turėtų padėti žmonėms greitai susirasti informaciją nuskaitydami vardus arba ieškodami datas ar kitus vardus nurodančius ženklus.
3. „Natūraliai užsakytus“ failus lengviau nuskaityti ir rūšiuoti.
4. Laikykitės įvardijimo konvencijų.
5. Venkite didžiulio kapitalinio remonto projekto, tiesiog sukaupdami senesnius duomenis pagal metus.
