Video: Picasa. Albumo ypatybių nustatymas (3/9) (Lapkritis 2024)
Bendravimas yra gyvybiškai svarbus kiekvieno verslo pagrindas. Vis dėlto per daug verslo lyderių, susidūrusių su kasdieniais iššūkiais, pamiršta poreikį suteikti darbuotojams praktinių būdų keistis informacija.
Tai, ką turiu omenyje „dalijimasis informacija“, apima žodinį bendravimą, rašytinę dokumentaciją, serverio palaikymą, el. Laiškų rašymą ir dar daugiau. Šiame straipsnyje daugiausia dėmesio skirsiu elektroniniams dokumentams, tačiau nepaprastai svarbu apsvarstyti, kaip keičiamasi informacija visoje organizacijoje ir visais lygmenimis.
Dalijimosi svarba
Kodėl svarbu keistis informacija? Kuo geriau dalinsitės informacija, tuo efektyviau veiks jūsų verslas. Suteikdami darbuotojams informacijos, kuri jiems reikalinga norint sėkmingai įsidarbinti ir geriau juos atlikti, padidėja ir pasitenkinimas darbu.
Kai informacija nepakankamai dalijamasi, įmonės veikia ne taip efektyviai ir eikvoja pinigus. Kiekvieną kartą, kai naujas darbuotojas prisijungia prie komandos, nesvarbu, ar tai būtų nuolatinis pakeitimas, laikinas (neįgalumas, motinystės atostogos, sabatinės atostogos), ar einant naują vaidmenį, tas asmuo turi išmokti didžiulį kiekį apie savo darbo funkciją, taip pat apie tai, kaip verslas veikia. Kai darbuotojai gerai dalijasi informacija, nauji komandos nariai greičiau sužino, ką reikia žinoti. Ir ką jie iš tikrųjų turi žinoti, yra tai, kaip ir kur rasti informacijos, o ne konkretūs atsakymai į klausimus. Tai principas „išmokyti žmogų žvejoti“.
Viena brangiausių išlaidų versle yra nuoma, nes prarandamas laikas įdarbinti naujus darbuotojus. Kuo greičiau darbuotojai sugalvoja, kaip atsakyti į savo klausimus, tuo greičiau jie gali reikšmingai prisidėti prie jūsų esmės. Jūsų tikslas tobulinant dalijimąsi informacija visoje įmonėje yra padėti žmonėms lengvai išspręsti savo problemas. Kitas tikslas - kuo mažiau žmonių kartoti tas pačias klaidas. Įsivaizduokite, kaip sklandžiau ir pelningiau galėtų veikti jūsų verslas, jei sumažintumėte šias išlaidas.
Informacijos tipai, kuriais darbuotojai dalijasi
Apsvarstykime keletą konkrečių rūšių informacijos, kuria turėtų būti dalijamasi: procedūrinė dokumentacija, personalo organizavimo schemos, darbo eigos diagramos, darbuotojų kontaktinė informacija, klientų kontaktinė informacija ir žmogiškųjų išteklių formos. Tikėtina, kad jūsų verslas padarė žmogiškųjų išteklių formas lengvai prieinamomis visiems darbuotojams - dažniausiai todėl, kad to reikalauja įstatymai. Vis dėlto kalbant apie visus kitus dokumentus, tikėtina, kad jie pasenę arba jų išvis nėra.
Vietoj to, daug informacijos, kuri turėtų būti nurašyta, yra saugoma kažkieno galvoje, ir tai yra problematiška dėl daugelio priežasčių. Pradedantiesiems, vienas asmuo niekada neturėtų būti vienintelis svarbios verslui informacijos kaupėjas. Tai tiesiog per daug rizikinga. Jei tas asmuo suserga, pasitraukia iš organizacijos ar imasi piktintis žmonėmis ar praktika organizacijoje, tai gali sugrąžinti verslo metus! Antra, kai informacija saugoma kieno nors galvoje, o ne matomoje vietoje, niekas kitas negali prie jos prisidėti. Trečia, kiti žmonės, kuriems reikia informacijos, niekada nėra tikri, ar turi naujausią versiją. Priežastys tęsiasi.
Vienas nuostabiausių pradinio lygio darbo jėgos pranašumų yra tai, kad jie žino, kaip susirasti daiktus. Jei jiems reikia ką nors žinoti (pvz., Kaip rašyti formules „Excel“) ir gali išsiaiškinti pagrindinius terminus, apibūdinančius jį apibūdinti (pavyzdžiui, sumą, produktą, susietas skaičiuokles), jie gali rasti atsakymą internete.
Pernelyg dažnai įmonės nėra sukurtos palaikyti tokio pobūdžio savarankiškumą. Darbo vietoje ne visada galite ieškoti atsakymo. Kartais, kaip jau minėjau ankstesniame skyriuje, jūs turite medžioti žmones ir iš jų išsikratyti reikalingos informacijos. Atsakymai nėra saugomi ieškomoje vietoje. Bet jie turėtų būti!
Kaip priversti žmones bendrinti
Jei skaitote šį straipsnį ir galvojate: „Mano verslas yra piktžolėse. W niekada neturės nei laiko, nei resursų atlikti tokio tipo darbo atgalinį žurnalą“, nebijokite. Štai kaip jūs suskaidote jį į keturių žingsnių valdomą projektą.
1. Paaiškinkite dalijimosi svarbą. Per 15 minučių trukusį susitikimą atvirai pasakykite savo organizacijos žmonėms, kodėl svarbu dalintis dokumentais.
2. Atidėkite puse dienos dokumentavimo projektui. Pirkite visiems pietus, jei turėsite pasaldinti susitarimą.
3. Jei jūsų verslas yra suskirstytas į komandas, kiekviena komanda turėtų susitikti aptarti, kokių dokumentų jiems reikia surinkti ar atnaujinti. Jie taip pat gali nustatyti prioritetus, kuriuos dokumentus svarbiausia kurti remiantis tuo, kokios žinios gyvena tik vieno žmogaus galvoje.
4. Vykdydami pusės dienos projektą, kiekvienas asmuo bus atsakingas už tik vieną dokumentą. Už sudėtingus procesus gali būti atsakingi du ar daugiau žmonių. Projekto tikslas yra surinkti dokumentus, reikalingus verslui, o ne baigti kiekvieną dieną.
Pasibaigus pusės dienos projektui, komandos nariai (arba visa organizacija, jei jūsų verslas yra mažas) turėtų pasidalyti tarpusavyje tuo, ką sukūrė ir kiek pasiekė. Įsitikinkite, kad visi supranta, kad visi dokumentai skirti gyventi dokumentams.
Šis paskutinis žingsnis yra labai svarbus ir nusipelno žodžio ar dviejų paaiškinimų.
Gyvieji dokumentai
Aktyvus dokumentas yra tas, kuris keičiasi laikui bėgant ir kurį paprastai gali pakeisti ne viena administratorė, bet žmonių grupė. Labai svarbu, kad visi, kuriems daro įtaką dokumentai, turėtų galimybę įvertinti, kaip jie tvarkomi ir kas juose yra, net jaunesniesiems darbuotojams, kurie iš tikrųjų gali būti labiausiai žinantys apie tam tikras užduotis.
Bendras gyvų dokumentų tikslas yra padaryti juos atvirus ir skaidrius visiems žmonėms, kuriems reikalinga prieiga prie jų - ir ne tik esamiems, bet ir būsimiems darbuotojams.
Neseniai mano draugas turėjo pataisyti skaičiuoklę, kurią jo organizacija naudojo skyriaus išlaidoms apskaičiuoti. Skaičiuoklėje buvo pateiktos neteisingos formulės, o ją sukūręs asmuo užrakinęs failą - keleriais metais anksčiau pasitraukė. Truputį pavaikščiojęs bendro naudojimo serveryje, mano draugas rado dokumentą, kuriame galėjo prisijungti tik vyresnieji darbuotojai. Jam labai pasisekė, kad ankstesnis darbuotojas sumanė pateikti šią informaciją ten, kur ją galėjo rasti tinkami žmonės. Tačiau net ir tokiu atveju būtų buvę geriau, jei mano draugas (ir visi vyresnieji darbuotojai) iš anksto būtų žinoję, kad šis dokumentas su slaptažodžiu egzistuoja, kur jis yra ir kuo jis pavadintas.
Nuoseklumas
Aktyvius dokumentus galima laikyti bendro naudojimo serveriuose arba valdyti kaip wiki. Jei failai yra priglobti serveryje, turėsite išsiaiškinti konvencijų pavadinimų gaires, kad žmonės prideda naujų failų ir aplankų prie serverio (arba archyvuotų senesnius failus) ir darytų tai nuosekliai. Jei visi yra tame pačiame puslapyje, vardai bus nuoseklūs ir visi galės greitai rasti tai, ko jiems reikia.
Paskutinis dalijimosi informacija žingsnis yra tas, kad gyvieji dokumentai būtų prieinami žmonėms, kuriems jų reikia, ir tam jums reikės grįžti į failų ir aplankų pavadinimų sudarymo tvarką. Net sukūrę wiki, norėsite turėti tam tikrą standartą, kaip puslapiai pavadinami ir tvarkomi svetainėje.
Nepamirškite visiems darbuotojams paaiškinti, kokios vardų suteikimo taisyklės yra naudojamos ir kodėl. Aiškiai pasakykite, ką norite, kad jie darytų ir kodėl. Štai keli pagrindiniai punktai, kuriuos reikia pabrėžti:
1. Organizacija padeda mums sėkmingai veikti kaip verslui ir kaip komandai.
2. Naudodamiesi nuosekliomis vardų suteikimo taisyklėmis, mes visi esame tame pačiame puslapyje ir sustipriname komandos mentalitetą.
3. Turėdami sistemą sutaupysite laiko, nes viską galėsite greitai rasti.
4. Sumažinsite savo pačių klaidas, tokias kaip duomenų trynimas ar failų perrašymas.
5. Organizacijai augant, mes galėsime efektyviau tvarkyti naują verslą.
6. Kai įdarbinsime naujus darbuotojus, jų mokymas užtruks mažiau laiko, o įsitraukimas į mūsų mąstymo modelį įvyks greičiau.
Pasitraukite
Svarbios idėjos atsisakyti šio straipsnio yra šios:
1. Dalijimasis informacija yra labai svarbus verslo sėkmei ir reikalauja visų dalyvavimo.
2. Laikui bėgant dokumentai gali ir turėtų pasikeisti; gyvi dokumentai turi būti prieinami daugybei žmonių, galinčių juos pakeisti, ir turi būti matomi visiems žmonėms, kurie jais remiasi, tačiau yra dabartyje ir ateityje.
3. Nuosekliai paženklintus ir saugomus dokumentus lengva rasti, taigi jie tikrai bus naudojami.
