Namai Atsiliepimai Susitvarkymas: naudokite aplankus, kad nenutrauktumėte darbalaukio

Susitvarkymas: naudokite aplankus, kad nenutrauktumėte darbalaukio

Video: Gmail: Understanding where your messages go (Lapkritis 2024)

Video: Gmail: Understanding where your messages go (Lapkritis 2024)
Anonim

Organizuotumas ir buvimas organizme yra tarsi numesti svorio. Trumpalaikiai sprendimai neveikia. Jūs turite pakeisti gyvenimo būdą, kurio ilgalaikėje perspektyvoje galite laikytis jūs ir jūsų darbuotojai ar verslo partneriai.

Šioje serijoje pateiksiu patarimų, kaip sutvarkyti jūsų verslą ir asmeninius duomenis. Ankstesniame straipsnyje paaiškinta, kaip svarbu suprasti, kaip jūsų verslas galvoja apie informaciją. Dabar aš jums parodysiu, kaip tą pagrindą pritaikyti praktikoje naudojant kompiuterio aplankų pavadinimų sudarymo konvencijas ir struktūras. Dauguma įmonių šias aplanko struktūras diegs savo serveriuose arba projektų valdymo rinkinyje, tačiau jos yra vienodai pritaikomos tiesiai ant jūsų paties darbalaukio arba el. Pašto kliento.

Kas iš tikrųjų yra aplankai?

Aplankai yra jūsų verslo skeletas. Kaip ir pastato konstrukcija, jie palaiko visa kita, kas yra aplink juos, pradedant kūrybingu dizainu ir baigiant paprastu funkcionalumu.

Per savo karjerą dirbau septyniuose skirtinguose biuruose. Komandos, turinčios švarią ir sveiko proto aplanko struktūrą, visada buvo geriausios siekiant tęsti sėkmę ir augimą.

Ypač mažos įmonės turėtų atkreipti dėmesį į šį faktą: Organizuota įmonė yra ta, kuri yra linkusi augti. Galite pamanyti, kad kadangi įmonėje dabar yra tik du žmonės, galite laikyti daug informacijos savo galvoje, o ne susieti ją su aplanko struktūra. Deja, kai ateis laikas samdyti naujus darbuotojus ir plėsti savo verslą, praleisite daug laiko išmokydami juos savo suplanuota sistema. Švaistysite dar daugiau laiko ir pinigų taisydami klaidas, laiką ir pinigus, kuriuos turėtumėte išleisti augimui.

Jūsų aplanko struktūra atspindi jūsų verslo struktūrą. Katalogai yra įterpti kituose hierarchinės sistemos aplankuose, kurie turi atitikti jūsų darbo hierarchinę tvarką.

Aptardami, kaip jūs ir kiti jūsų verslo žmonės galvoja apie informaciją (jūs padarėte tą dalį, tiesa?), Tikriausiai pradėjote matyti tam tikros rūšies hierarchiją. Aš rekomenduoju nubraižyti tą struktūrą. Nesvarbu, ar piešiate ją ant popieriaus, ar ženklelio taškų, ar užrašų programoje, pavyzdžiui, „Evernote for Windows“ (nemokama iki 45 USD per metus, 4, 5 žvaigždutės), ar naudojate minčių planavimo programinę įrangą. Parašę jį raštu, pamatysite, ar nėra neatitikimų ar sutapimų.

Struktūros pavyzdys

Jūsų dizaino struktūra bus unikali, tačiau kadangi ji nepaprastai padeda pamatyti pavyzdį, parodysiu jums pagrindinį, kurį naudoju savo darbalaukyje.

Aš, kaip rašytojas, pirmiausia dirbu dėl produktų apžvalgų. Galvodamas apie apžvalgas, mintyse matau tris kategorijas: 1) produktų apžvalgos idėjas, 2) nebaigtus straipsnius ir 3) baigtas apžvalgas. „Baigtųjų“ kategorijoje aš linkęs atsiminti apžvalgas pagal jų paskelbimo datą, kurias supaprastinu pagal mėnesį ir metus, nes per vieną mėnesį niekada nebūna per daug, kad jų pamesčiau. „Idėjų“ kategorijoje viskas vyksta lengvai. Kai kurios idėjos apima ne vieną produktą, o kitos susijusios su vienu dalyku. Bet vien todėl, kad jie skysti, dar nereiškia, kad aš negaliu turėti sistemos, leidžiančios juos organizuoti. Kategorijoje „nebaigta gamyba“ galvoju apie produkto, kurį peržiūriu, pavadinimą. Dabar, kaip tai virsta aplankais?

Ši sistema veikia, nes man svarbu pamatyti idėjų ir vykstančių dalykų momentinį vaizdą. Jie yra teisingi pavadinimų aplankuose, todėl atidarę aplanką „PERŽIŪRA“ juos matau iškart. Man nereikia matyti visų produktų, kuriuos baigiau peržiūrėti, pavadinimų, todėl juos sudedu į aplankus pagal jų paskelbimo datą. Visi aplankų pavadinimai yra nuoseklūs. Kai projekto būsena pasikeičia nuo to, kad jis vykdomas, iki baigto, aš permetu jį į atitinkamą aplanką, o jo pavadinimo tvarka yra tokia pati kaip ir visų kitų su juo susijusių aplankų. Pvz., Galiu vilkti romėniškų skaičių aplanką, pvz., Ii, iki c ir d lygio, nereikia jo pervardyti, ir jis tilps tiesiai į sistemą.

Patarimai ir gudrybės

Skaičiai. Atkreipkite dėmesį, kaip mėnesio aplankai prasideda keturiais skaitmenimis. Pirmieji du skaitmenys yra metų, o antrasis - mėnesio. Aš taip pat mėgstu matyti mėnesių pavadinimus, todėl aš juos pateikiu pabaigoje po pabraukimo. Aš esu didelis šalininkas, turintis keturių ar šešių skaitmenų skaičių datoms naudoti dėl kelių priežasčių. Pirma, aš asmeniškai linkęs atsiminti, kada viskas įvyko, todėl man lengva rasti daiktus, jei galiu jų ieškoti pagal pasimatymą. Antra, aplankai visada atsiranda tvarka pagal datą, kai aš juos rūšiuoju pagal pavadinimą, nes abėcėlės tvarka 1101 ateina prieš 1102 ateina prieš 1103 ir tt

Datų naudojimas tampa ypač naudingas, kai turite archyvuoti, apie ką kalbėsiu būsimame straipsnyje apie el. Pašto valdymą.

Žymos. Mano pavyzdyje aš naudoju visas didžiosios raidės aplankams, prasidedantiems „IDEAS_“, nes noriu, kad „idėjos“ derėtų, kai rūšiuoju pagal pavadinimą. Manau, kad tai yra žymės. Atliekant peržiūras, nesivarginu pažymėti. Aš tiesiog pavadinu aplanką pagal produkto pavadinimą. Jei vienu metu vyktų daugiau nei 20 produktų apžvalgų, greičiausiai pakeisčiau savo aplanko įvardijimo tvarką ir pridėčiau žymą, kad visi nebaigti darbai būtų pakabinti. „IN-PROGRESS_“ tikriausiai būtų per ilgas, bet galbūt veiktų kažkas tokio paprasto kaip „IN_“.

Pasirodo, kad „IN_“ neveikia, ir štai kodėl: Kai eskizuodavau visas savo aplanko struktūras, kitur vartodavau žodį „in“, kad reikščiau ką nors labai konkretaus. Pažiūrėkite, kaip svarbu pirmiausia suskirstyti eskizą?

Unikalus. Viena iš žymų ir skaičių naudojimo priežasčių yra ta, kad tai padeda failų pavadinimus išlaikyti unikalius. Niekada nenorite, kad du failai ar aplankai būtų vadinami tuo pačiu dalyku, nes jei netyčia juos nuvilksite į tą pačią vietą, vienas gali perrašyti kitą. Ir, aišku, painu.

Specialieji personažai. Įvertinimai yra geriausi mano draugai, naudojant aplanko pavadinimų sudarymo tvarką. Jie yra švarūs ir leidžia lengvai perskaityti tekstą. Kai kurie žmonės katalogų pavadinimuose naudoja tarpus ir brūkšnelius - jūs patys. Nesvarbu, ką pasirinksite, visada atsiminkite, kaip simboliai veikia abėcėlinę vardų rūšiavimą. Kartais aplanko pavadinimo pradžioje naudoju pabraukimą, kai visada noriu, kad tas aplankas būtų viršuje, pavyzdžiui, „_DONE“. Tada galiu lengvai nuvilkti viską, kas baigta, į viršutinį aplanką. Arba, jei norėčiau to apačioje, galėčiau pavadinti „z_DONE“.

Spalva. „Mac OS“ yra fantastiška, nes leidžia greitai paspausti spalvų kodo aplankus, spustelėdami dešinįjį pelės mygtuką. Tai galite padaryti asmeniniame kompiuteryje, bet jis nepatogus. Dirbdamas prie labai bendradarbiavimo projektavimo projektų, aš pasitikėjau spalvų kodavimu - kolega ir aš bendrame serveryje esančius aplankus pažymėdavome geltonais, kai turinys buvo naujas ir dar nesusmulkintas, oranžine spalva, kai failai praėjo pirmąjį projektavimo etapą, ir taip per purpurą, kuriame nurodyta, kad darbas atliktas.

Kad ir kokią sistemą diegtumėte, laikykitės jos! Nuoseklumas yra svarbiausia norint išlikti organizuotam. Atminkite, kad norint būti organizuotam, kaip ir palaikyti formą, reikia ilgalaikių gyvenimo būdo pokyčių, o ne greitų taisymų. Kiek įmanoma ir tiek, kiek prasminga, stenkitės naudoti tuos pačius pagrindinius principus visuose projektuose, komandose ir departamentuose visame versle.

Pasitraukite

Veiksmai, kuriuos reikia atsiminti iš šio straipsnio:

1. Prieš įgyvendindami, nubraižykite savo aplanko struktūrą.

2. Tvarkykite informaciją hierarchiškai, galvodami apie tai, ką turėsite pamatyti ir žinoti momentinio vaizdo vaizde, kai žiūrėsite į aplanką.

3. Naudokite raides, skaitmenis ir specialiuosius simbolius savo katalogų pavadinimuose, kad jie būtų rodomi protinga tvarka.

4. Kurdami naujus aplankus, laikykitės pavadinimų darymo tvarkos.

Susitvarkymas: naudokite aplankus, kad nenutrauktumėte darbalaukio