Kaip išvengti 5 bendrų idėjos valdymo klaidų

Idėjų valdymas gali būti naudingas įvairiuose verslo kontekstuose. Priemonės gali naudoti minčių žemėlapius mintims ir užduotims organizuoti, padeda vizualiai suvokti sudėtingus duomenis ir naudoti socialinių žinių valdymą, kad padėtų darbuotojo ir vykdomojo personalo smegenims sutelkti ir skatintų kūrybiškumą. Nors, kaip mūsų apžvalgininkas įtraukė į geriausios idėjų valdymo programinės įrangos, esančios rinkoje, rinkinį, technologija turi dar daug ką nuveikti.

Idėjų valdymo programinė įranga vis dar yra ribota keliais būdais. „Front & Main Honey“ suteikia intuityvią, lengvai naudojamą sąsają be daug gilesnių funkcijų; „XMind“ yra pajėgus ir nešiojamas, tačiau turi būdų, kaip naudotis; netgi redaktorių pasirinkimo ekspertų programinės įrangos programos „Mindomo“, pakeičiančios tiek socialines, tiek minčių žemėlapių galimybes, yra tai, ką mūsų apžvalgininkas pavadino „mažiausiai trūkumų turinčiu produktų rinkiniu“. Idėjos valdymas yra plataus užmojo techninė koncepcija, todėl vykdymas buvo nuspėjamai sudėtingas, nes programinės įrangos tiekėjai parengė pagrindinius dokumentus. Tuo tarpu verslo vartotojui tenka pareiga vengti bendrų klaidų ir našumo spąstų. Čia yra penkios ypatingos kliūtys, kurių reikia vengti.

1. Saugokite saugumą

Daugelio debesimis pagrįstų idėjų valdymo platformų saugumo klausimai yra kurmiški, naudojant patikimus vartotojų prisijungimo protokolus ir kartais galimybę apsaugoti konkrečius dokumentus ar failus slaptažodžiu; dviejų faktorių autentifikavimas yra tvirtas, atsižvelgiant į sprendimą. Tai toli gražu nėra įmonės lygio saugumas, ypač jei jūs kalbate apie pridėtus šifravimo pagrindinius įmonės duomenis arba nuostabią idėją, kuri galėtų būti vertinga komercinė paslaptis konkurentų rankose.

Nepaisant to, nepriimkite numatytojo saugumo idėjų valdymo platformoje neatlikdami deramo kruopštumo. Jei jums nepatinka turimas programinės įrangos saugumo lygis, yra keletas variantų. Dirbkite su savo įmonės IT skyriumi, kad nuspręstumėte, ar tai įmanoma ir ar jūsų pasirinkta idėjų valdymo platforma yra pakankamai pritaikoma su programų programavimo sąsajomis (API), kad sustiprintų įmontuotą apsaugą ir pridėtų gilesnį šifravimą bei autentifikavimą. Nors dažniausiai tai nebus įmanoma arba bus per daug vargo.

Labiau valdoma alternatyva yra eksportuoti pagrindinius dokumentus ir duomenis - ar tai būtų ypač išradingas minčių žemėlapis, proveržis, idėjų šturmas, ar vertingi visuomenės apklausos duomenys su konfidencialiais darbuotojų atsakymais - užuot užšifravę ir išsaugoję failą debesies saugyklos sprendime. Nepamirškite ištrinti duomenų iš idėjos valdymo platformos, kai tik juos eksportuosite ir susitvarkysite. Verslo lygio dokumentų valdymo sprendimai, tokie kaip „Zoho Docs Standard“ arba „Box“ (verslui), atliks darbą, arba galite kreiptis į užšifruotą debesų saugyklos sprendimą, pvz., „CertainSafe“, kad galėtumėte imtis dar paranojiškesnių saugumo priemonių, tokių kaip „MicroEncryption“. Neišmeskite tų auksinių idėjų.

2. Imkitės mobiliųjų funkcijų naudodami druskos grūdelį

Kai mūsų recenzentas rodė visus idėjų valdymo produktus savo tempu, jis susidūrė su kliūtimis, kalbant apie mobilumo produktyvumą. Nors dauguma idėjų valdymo programinės įrangos turi tinkamas „Android“ ir „iOS“ programas, nėra daug galimybių integruoti mobiliuosius įrenginius su kitomis programomis, taip pat nėra galimybės sinchronizuoti duomenis ir dirbti neprisijungus. Idėjų valdymo mobiliosios programos tobulėja kiekvienu laipsnišku atnaujinimu, tačiau jei esate kelyje ir susidūrėte su verslo idėja, kurią turite išdėstyti, apsidraudkite nuo savo lažybų.

Visais būdais atidarykite „Mindomo“ programą, kad sudarytumėte minčių žemėlapį arba „Bloomfire“ ir pradėtumėte rengti idėjų šturmą savo darbuotojams. Tiesiog išsaugokite savo darbą pastaboje ar dokumente taip pat kitoje programoje. Tuomet, kai susiduriate su formatavimo problema, sinchronizavimo klaida ar nepavyko išsaugoti idėjos valdymo mobiliojoje programoje - tai toli gražu nėra tikras, tačiau tikrai verta sumažinti riziką - jūs nepaliekate sėdėjimo metro ir puiki idėja paslysta. toli ir nieko konkretaus parodyti.

3. Būkite atsargūs integruodami programą

Vienas didžiausių dabartinių idėjų valdymo programinės įrangos apribojimų yra aiškios dokumentacijos trūkumas arba, dar geriau, iš anksto sukonstruotos integracijos su kita populiaria įmonės programine įranga, kur platformoje suformuotos idėjos įsitvirtins ir pavirs realiais projektais ir iniciatyvomis. „Bloomfire“ integruota su „Salesforce.com“ „Sales Cloud Professional Edition“, skirtu santykių su klientais valdymui (CRM), tačiau dauguma pirmųjų socialinių tinklų platformų neintegruoja CRM ar žmogiškųjų išteklių (HR) valdymo platformų, net ne su vidine įmonės Wiki, kur daug neišvengiamai baigtųsi balsavimo duomenimis.

Tas pats pasakytina ir apie į minčių žemėlapius orientuotas platformas, kuriose būtų naudinga integruoti į duomenų vizualizacijos įrankį labiau įtikinamam konceptualiam vaizdavimui, kad būtų kitaip pažvelgta į minčių žemėlapius. Nepaisant to, net ir galinčiam programuotojui visiškai nepatartina bandyti susikurti integraciją be atvirojo kodo programinės įrangos kūrimo rinkinio (SDK) ir aiškių instrukcijų ar dokumentų, skirtų integruoti kitą platformą. Geriausias pasirinkimas - tai dar kartą rankiniu būdu eksportuoti ir importuoti duomenis iš savo idėjų valdymo platformos į reikiamą verslo programą. Stebėkite rankinius darbo srautus - kokius duomenis reikia eksportuoti ir importuoti bei kas atsakingas - tokiame įrankyje kaip Asana, kad viskas būtų tiesi.

4. Nemėginkite modifikuoti projekto valdymo

Idėjų valdymas ir minčių žemėlapiai gali būti puikus būdas atsisakyti projekto valdymo, deleguojant užduotis ir organizuojant mintis naudojant interaktyvius vaizdus ir naudingų simbolių santrumpas. Pavojus kyla ne naudojant idėjų valdymą, siekiant geriau vykdyti projekto valdymą, bet naudojant projekto valdymo platformą tam, ko ji nėra priversta daryti. Jei IT skyrius jau yra investuotas į projektų valdymo ar bendradarbiavimo sistemą, ekonomiškai efektyvus būdas yra šią technologiją naudoti ir idėjų valdymui.

Tokiu atveju jums teks painioti daugiafunkcinių projektų, pokalbių svetainių ar kanalų, sukuriančių nesuprantamą triukšmą, pavidalą kaip komentarus komentarų viršuje, be konceptualaus organizavimo. Galiausiai įmonės gaus dar vieną el. Pašto dėžutę, kurioje idėjų perkrovos be struktūros bus per daug. Idėjos valdymo programinė įranga nėra tokia brandi, kaip projekto valdymo ar bendradarbiavimo įrankis, tačiau ji daro tai, ką ji yra sukurta - suteikia mažiausią pasipriešinimo kelią, kad idėja būtų įgyvendinta, ją įgyvendinta, ir valdydama sutampančią sritį. kiekvieno prie to prisidedančio vartotojo minčių burbuliukai.

5. Idėjos nepakanka, padarykite su ja ką nors

Estetiniu lygmeniu idėjų valdymas yra patrauklus, nes atrodo šauniai. Tokios platformos kaip „Mindomo“ ir „Bloomfire“ yra vizualiai patrauklios ir pateikia idėjas protingai suprojektuotuose minčių žemėlapiuose ir spalvinguose interaktyviuose socialinio atsako grafikuose. Pavojus, atsirandantis dėl tokių platformų, žvelgia į jų aptakias vizualizacijas ir galvoja, kad darbas atliktas.

Šis minčių žemėlapis ir apklausos rezultatai nieko nereiškia, jei ši įžvalga nėra išnagrinėta ir pertvarkyta siekiant aukštesnio verslo tikslo. Iš penkių mūsų apžvelgtų platformų tik „Bloomfire“ turi integruotą analizę, tačiau visos, išskyrus „Front & Main Honey“, tiesiogiai integruojamos su „Microsoft Office 365“. Taigi, ar eksportuosite duomenis į CRM, projektų valdymą ar verslo žvalgybos programą arba nusiųskite tiesiai į „Office 365“, kad sudarytumėte strategiją pagal idėją ir baigtumėte darbą. Idėjų rinkimas yra kritinė organinių naujovių diegimo dalis bet kuriame jūsų versle, tačiau tai tik pirmoji dalis.