Susitvarkykite: kaip užfiksuoti svarbius duomenis nuskaitymo ir „ocr“ programomis

Skenavimo programa su optiniu simbolių atpažinimu (OCR) yra būtina organizuojant. Geriausios nuskaitymo programos padeda užfiksuoti bet kokią informaciją, tokią kaip susitikimo pristatymo skaidrės, lentos užrašai, vizitinės kortelės, jau nekalbant apie svarbius dokumentus. Jie gali būti naudojami ir kitoms reikmėms, pradedant popierinių receptų skaitmeninimu ir baigiant garantijų išsaugojimu.

Prieš kelerius metus aš turėjau gauti naują pasą ir tą pačią dieną mesti jį vizai gauti. Iškart po to, kai pasiėmiau pasą, pagalvojau: „Prieš atiduodamas turbūt turėčiau turėti šio dokumento kopiją“. Aš išėmiau telefoną ir nuskaitydavau jį. Be abejo, viza užtruko daugiau nei dvi savaites, o tuo tarpu man prireikė paso duomenų, kad būtų galima atlikti daugybę dokumentų. Gerai, kad turėjau įskaitomą kopiją!

Kaip veikia nuskaitymo programos?

Kai naudojate skenuojančią programą mobiliesiems, tai daug skiriasi nuo fotografavimo. Idealiu atveju jūs atkuriate dokumentą kontrastingame fone ir nukreipiate į jį telefono kamerą.

Tada nuskaitymo programa padės jums atlikti procesą. Paprastai nurodoma dokumento kraštus telefono ekrane sulyginti su apkarpymo žymėmis. Laikykitės stabiliai, kaip galite, bet nesijaudinkite. Programa prisitaiko prie nedidelių judesių. Nuskaitymas trunka sekundę ar dvi. Baigę paprastai matote savo dokumento peržiūrą. Tada programa paprastai klausia, ar norite pridėti daugiau puslapių, ar pradėti naują nuskaitymą.

Galbūt jūs galvojate, kad galite praleisti nuskaitymo programą ir fotografuoti bet kokius dokumentus, kuriuos norite išsaugoti skaitmeniniu būdu. Galėtumėte, tačiau yra du trūkumai. Pirma, vaizdas greičiausiai nebus toks aiškus kaip nuskaitymas, todėl rizikuojate neturėti įskaitomo teksto. Antra, jūs negalite ieškoti teksto, dėl ko vėliau gali būti labai sunku rasti tai, ko jums reikia.

Ką reikėtų nuskaityti naudojant nuskaitymo programą?

Pažvelkime į pavyzdžius, kaip galite naudoti nuskaitymo programą, kad būtumėte tvarkingi. Po to paaiškinsiu, kokių funkcijų turėtumėte ieškoti geriausiose nuskaitymo programose, ir įvardinsiu keletą programų, kurios jas turi.

Vizitinės kortelės

Kai kitą kartą jums įduos vizitinę kortelę, naudokite nuskaitymo programą, kad užfiksuotumėte to asmens kontaktinę informaciją, tada grąžinkite kortelę. Parodysite, kaip lengva būti be popieriaus, kartu rinkdami jų informaciją skaitmeniniu formatu, kad vėliau nieko nereikėtų rašyti. Kai kurios nuskaitymo programos gali aptikti vizitines korteles ir sukurti naują įrašą jūsų kontaktinėje programoje. Kiti ieško „LinkedIn“, kad pasiūlytų prisijungti.

Lentelės ir pristatymo medžiaga

Susitikimuose dauguma mūsų nori atkreipti kiekvieno pranešėjo dėmesį. Tai sunku padaryti, jei mes šaukiame prie pristatymo ar lentos, tikėdamiesi nepraleisti svarbios detalės. Puikus sprendimas yra greitai nuskaityti skaidres ar kitą medžiagą, nes jos atrodo žinant, kad vėliau galėsite jas išsamiau peržvelgti.

Dokumentai el. Paštu ar atsarginės kopijos

Nors daugelis žmonių ir organizacijų mielai siunčia jums skaitmeninius dokumentus, vis dar yra daugybė atvejų, kai susiduriame su popieriumi. Tarkime, kad jūsų bankas jums pasirašo svarbų popierinį dokumentą, tačiau norite, kad jūsų advokatas pirmiausia patikrintų. Tai puikus laikas naudoti nuskaitymo programą. Nuskaitykite kelis puslapius, kad galėtumėte jiems nusiųsti el. Laišką. Kai kuriose nuskaitymo programose yra įrankis, kuris leidžia jas pasirašyti ir skaitmeniniu būdu.

Kiti svarbūs dokumentai, kuriuos galbūt norėsite nuskaityti ir sukurti atsarginę kopiją, yra imunizacijos įrašai, mokesčių dokumentai ir legalūs pažymėjimai (gimimas, santuoka, imigracija ir kt.).

Ko reikia ieškoti skenavimo programoje

Geriausios nuskaitymo programos aiškiai užfiksuoja jūsų dokumentus, daro tekstą ieškomą ir padeda išsaugoti baigtus failus reikiamose vietose. Štai ko ieškoti:

Automatinis briaunų aptikimas

Puiki nuskaitymo ir OCR programa automatiškai nustato jūsų dokumentų kraštus. Nukreipus fotoaparatą į popierių, ekrane matomos apkarpymo žymės turėtų ieškoti paties dokumento krašto ir pritaikyti skirtingiems matmenims. Taigi, neskaitant A4 formato popieriaus lapo ar vizitinės kortelės, programa išskaičiuoja ją automatiškai.

Įrašymo ir eksporto parinktys

Geriausios nuskaitymo programos suteikia parinktis, kur galite išsaugoti ar eksportuoti ką tik nuskaitytus tekstus, pvz., „Google“ diską, „Dropbox“ ar kitą saugojimo paslaugą. Jūs nenorite programos, kuri verčia jus laikyti dokumentus naujoje vietoje.

OCR

Šio straipsnio viršuje paminėjau OCR. Kai turite OCR, visi nuskaityti žodžiai tampa tekstu. Taip pat galite nukopijuoti ir įklijuoti tekstą arba jį redaguoti. Tarkime, kad nuskaitysite receptą ir pamatysite, kad jame yra rašybos klaidų. Turėdami tikrai gerą nuskaitymo ir OCR programą turėtumėte sugebėti pašalinti klaidą. Kai kurios programos gali konvertuoti galutinį tekstą į žinomą teksto apdorojimo formatą, pvz.,.Docx. Kiti leidžia pakeisti tekstą programoje, pirmiausia neatveriant dokumento tekstų rengyklėje.

OCR taip pat suteikia galimybę ieškoti dokumentų tekstuose. Tai reiškia, kad jei norite rasti savo imunizacijos įrašus, galite pabandyti ieškoti savo gydytojo vardo ir rasti failą. Jums nereikia atsiminti, ką pavadinote failu. Jei ieškote failų daug naudodami paiešką, jums būtinai reikia OCR.

Paieškos funkcionalumas

Galbūt nesate labai organizuotas, kai reikia eksportuoti ir išsaugoti failus kitoje vietoje. Tokiu atveju norėtumėte, kad nuskaitymo programos turinyje būtų galima ieškoti visko, ką kadaise nuskaitydavote ir ko jums dabar reikia. Puiki nuskaitymo programa turės savo paieškos funkcijas.

Kelių puslapių palaikymas

Tikrai geros nuskaitymo programos gali nuskaityti kelis puslapius iš eilės. Tada jie turėtų lengvai susieti visus puslapius į vieną PDF. Aukščiausios klasės nuskaitymo programos taip pat ištaiso puslapių iškraipymus, pvz., Kai nuskaitote knygos puslapius ir negalite priversti jo lygiai atsisėsti.

Kaina

Daugelis geriausių skenavimo ir OCR programų teikia nemokamą paslaugų lygį ir mokamą priemoką. OCR kartais laikoma „premium“ funkcija. Nuskaitymo ir OCR programų kainodara yra šiek tiek riešutų. Tam tikrą laiką galite tikėtis sumokėti nuo 4 iki 7 USD už tinkamą programą. Dabar vienkartiniai mokesčiai yra dešimt kartų didesni. Nors abonentų kainos yra priimtinesnės, kai kuriems žmonėms nuskaitymo programos reikia tik kelis kartus per metus.

Geriausios nuskaitymo programos

Dabar, kai suprantate, ką gali atlikti skenavimo programos, ir kodėl to galbūt reikia, pateikiame keletą geriausių, kuriuos galite rasti. Aš sutelkiau dėmesį į programas, kurios siūlo nuskaitymą ir OCR, ir leidžia jūsų tekstą taisyti. Yra daugybė programų, kurios tik nuskaito. Du pavyzdžiai yra „Evernote“ nuskaitymas ir mobilioji „Dropbox“ programa. Bet jie neduoda jums galutinio teksto, kurį galite nukopijuoti, įklijuoti ar redaguoti. Šios programos tai daro.

Nesvarbu, kurią programą pasirinksite, pamatysite, kad turėdami patikimą nuskaitymo programą galite suskaitmeninti dokumentus ir išlikti tvarkingi.

„ABBYY FineScanner“

Laisvas; Pro už 4, 99 USD per mėnesį, 19, 99 USD per metus arba 59, 99 USD vienkartinis mokestis

„ABBYY FineScanner“ yra galbūt geriausia ir gebanti skenerių ir OCR programa mobiliesiems įrenginiams. Jis eksportuoja failus į įvairius formatus, leidžia įrašyti failus į daugumą pagrindinių saugojimo paslaugų ir netgi vykdo OCR daugiau nei 40 kalbų. Norint gauti OCR, reikia „Premium“ paskyros, kuri kainuoja 4, 99 USD per mėnesį, 19, 99 USD per metus arba 59, 99 USD už vienkartinį mokestį.

Galima naudoti „Android“, „iOS“

„Microsoft Office“ objektyvas

Laisvas

„Microsoft Office Lens“ yra viena iš nedaugelio skenavimo programų, visiškai nemokama. Tai šiek tiek lėtesnis ir sudėtingesnis nei kitos programos, turinčios briaunų aptikimą ir apkarpymą, tačiau darbas atliekamas. Programa turi specialius režimus, skirtus nuskaityti vizitines korteles ir lentą. Norėdami redaguoti nuskaitytą tekstą, turite jį eksportuoti per „Microsoft OneDrive“ ir atidaryti „Word“.

Galima naudoti „Android“, „iOS“, „Windows“

„Scanbot 9“

Laisvas; „Pro“ už 4, 49 USD pirmaisiais metais, tada 22, 49 USD per metus; arba 69, 99 USD vienkartinis „iOS“

„Scanbot“ yra puiki nuskaitymo ir OCR programa. Minėta, bendrovė neseniai pakeitė kainodaros modelį iš pigių vienkartinių mokesčių į metinį abonementą arba brangesnius vienkartinius mokesčius (69, 99 USD). Be to, labai sunku atsekti kainas. Bet kokiu atveju verta įvertinti „Pro“ „Scanbot“ versiją, jei jums reikalinga greita ir tiksli beveik bet kokio tipo dokumentų nuskaitymo programa. Jis turi geras spalvų taisymo ir optimizavimo priemones, taip pat kitas nuskaitymo funkcijas, tokias kaip QR kodo skaitytuvas ir brūkšninių kodų skaitytuvas. Taip pat galite naudoti jį pasirašydami dokumentus, naudodami ne tik pirštą, telefoną ar planšetinį kompiuterį.

Galima naudoti „Android“ ir „iOS“